Собрания должны быть, как специи, которыми посыпают блюдо. Слишком много специй разрушает блюдо. Слишком много собраний уничтожают боевой дух и мотивацию торговых представителей.
Предлагаем вам 5 советов, которые вы можете использовать, чтоб сделать собрания более эффективными.
1. Составьте четкий план и цель собрания
Подготовьтесь к собранию как к деловой встрече, где у вас есть четкая определенная цель. Воспринимайте торговых представителей, как бизнес партнеров, с которыми хотите заключить деловую сделку.
Пример начала собрания:
«Перед нами поставлена задача увеличить объемы продаж путем повышения эффективности работы на маршруте свыше 75%. Что такое эффективность работы на маршруте, хочу показать Вам в коротком видео (покажите этот видео ролик до периода 1:14).
После этого озвучьте цель собрания: «Цель сегодняшнего собрания — спланировать целевые задачи на каждый день по вашему маршруту на январь 2016г (4 недели)».
2. Регламентируйте время собрания
Знаете, что больше всего раздражает при встрече? Это непонимание когда все это закончится. Убедитесь, что установлена четкая продолжительность встречи. Это сделает ее более продуктивной, ведь все будут знать, что время на исходе. Установите тайминг для каждого вопроса и следуйте этому таймингу.
Пример:
Регламент работы на сегодня:
- Согласовать План по количеству визитов на каждый день на период 4 недели — с 4 по 31 января 2016г. Время – 1 час.
- Спланировать коэффициент увеличения эффективности работы на маршруте исходя из прошлых показателей по каждому дню. Время – 30 минут.
- Ответы на общие вопросы. Время – 20 минут
3. Пригласите только нужных людей
Очень часто на собрания приглашают всю команду торговых представителей, даже если это их может и не касаться. Часто для разбора промаха одного из торговых представителей приглашают на собрание всех в качестве воспитательной меры. Откажитесь от подобного рода собраний для всех. Цените время каждого человека и пригласите только тех, кому на собрании быть обязательно.
В нашем примере, пригласите на собрание только тех торговых представителей, чей показатель эффективности работы на маршруте ниже установленной нормы, скажем ниже 75%. Распечатайте объявление и повесьте его на доску объявления:
Вы же знаете, как мы не любим сами посещать собрания. Подобная практика проведения таких собраний носит и воспитательный характер. Торговые представители будут думать: «Лучше я сделаю показатель в 75% и не пойду на собрание, которое заберет у меня 2 часа времени и тем более в выходной день».
Но есть собрания, на которые надо побуждать придти всех торговых представителей. Для этого составьте объявление, которое побудит их придти на него.
К примеру:
4. Дайте каждому шанс высказаться
Были проведены исследования, которые показали, что на собраниях чаще всего говорят только руководители. Оно показало, что это разрушает возможность инноваций в компании, потому что есть идеи только руководителя. Предоставляйте персоналу возможность высказать свои идеи и делиться информацией. Когда человек чувствует, что его ценят, то у него появляется дополнительный стимул к собранию.
Пример:
«Мы выбрали 20 наименований позиций, которые приносят компании 50% валовой прибыли. Из этого списка предстоит выбрать 5 конкретных наименований, которые будут закреплены за каждой торговой точкой как стандарт заказа по ассортименту.
Хотел бы услышать ваше мнение, какие позиции лучше закреплять для каждого сегмента розницы и какие позиции нужно выбрать под «сложные» торговые точки.»
5. Используйте программы, чтоб отлеживать выполнение заданий
Зачастую собрания проводят, чтобы узнать результаты по торговым представителям за текущий день и узнать причины отсутствия заказов и оплат по торговым точкам. Но это можно узнать дистанционно, если у вас автоматизирован контроль промежуточных и итоговых результатов за день по каждому маршруту. Это избавиться от ненужных утренних и вечерних собраний, а самое главное позволит повысить эффективность работы торговых представителей.
«Отсутствие внимания к сотрудникам ведет к безразличию с их стороны» — этот закон с каждым днем нашего времени становится все актуальнее. Именно поэтому, ежедневные собрания становятся серьезным инструментом менеджера, позволяющим решать поставленные цели для ресторана. Но в то же время, проведение эффективного собрания – это тяжелый труд и большое искусство. Нет ничего более разрушительного в работе с персоналом, чем хаотичные собрания «от случая к случаю», неподготовленный руководитель и скучающие сотрудники, вот что ждет такого руководителя.
Собрание — способ организованной коммуникации группы людей с целью принятия решений, обмена информацией и мнениями, определения направления деятельности, прояснения задач, подведения итогов, получения обратной связи, мотивации.
Опытный Руководитель знает, что Собрания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри ресторана и проводить в жизнь принятые решения, сверять степень приближения к целям и разрушать барьеры между отделами и сотрудниками. Если Вы не проводите собрания в вашем ресторане, то возникает проблема слухов, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а затем и к потере управляемости.
Качественно организованное и проведенное собрание позволяет:
- оперативно решить текущие задачи ресторана;
- мотивировать персонал на достижение результатов;
- сформировать развивающую среду в коллектив.
ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ ДО СОБРАНИЯ?
- Систематизируйте собрания
Проводите собрания ежедневно или еженедельно. Самое важное в ваших собраниях то, что все знают: они начинаются в одно и то же время. НЕ ДОЛЖНО быть такого, чтобы на этой неделе собрание устраиваюсь в четверг без пятнадцати десять, в среду в девять сорок, а в пятницу ровно в девять. Они всегда проходят в одном и том же месте, в один и тот же час. Таким образом, сотрудники начинают рассчитывать на собрание. Они могут планировать свое время, это дисциплинирует коллектив. У сотрудников должна оформиться привычка ходить на собрания.
Начинайте всегда вовремя! Никогда никого не ждите – корабль уходит точно по расписанию. Только так вы сможете приучить всех собираться в срок.
- Планируйте собрание
Собрание должно быть подготовлено заранее: показатели прошедшего дня/недели, задачи на сегодня/текущую неделю, акции и другая подобная информация.
- Планируйте продажи
Ваша задача — устанавливать перед началом каждой смены, на ресторан и на сотрудника. Важно делать это каждый день для понимания сотрудниками своих конкретных целей исходя из ситуации по достижению плана ресторана.
- Репетируйте
Руководитель знает, что он хочет сказать, но не продумал, как это эффективнее сделать? В результате – искажение информации, непонимание, лишние споры, неисполнение или некачественное исполнение решений и заданий.
Продумывайте тщательно, что Вы хотите добиться по каждому вопросу и как конкретно Вы это сделаете. Это занимает всего пару минут перед собранием. По возможности, проговорите текст сами себе или кому-то еще. Готовьтесь каждый раз – это сэкономит Ваше время и время участников.
Ч ТО НУЖНО СДЕЛАТЬ ВО ВРЕМЯ СОБРАНИЯ?
Эффективное собрание должно быть:
- Простым
Говорите четко и просто. Убирайте лишние слова и витиеватые выражения. Это вызывает общее недовольство участников. Рассматривайте только насущные вопросы. Не повторяйтесь – делайте обобщения, ссылки. Визуализируйте информацию, о которой рассказываете – используйте флипчарт, презентации и т.п. Тогда не надо будет долго и нудно зачитывать, сразу можно переходить к анализу. Кроме того, по психологическим оценкам, до 55% людей — визуалы, и на слух воспринимают объемную цифровую информацию плохо.
- Активным
Атмосфера собрания не должна быть тягостной, время собрания должно пролетать незаметно. Проводите обучение «Знаю сам – Научу другого». Всегда следите за настроениями людей. Быстро реагируйте на ситуацию.
- Позитивным
Контролируйте ваш собственный настрой. Без этого никуда. Запомните главное правило проведения собрания: Сотрудники уйдут с собрания в том настроении, в котором Вы на него пришли.
Начинайте с позитивной информации (шутки, анекдоты, поздравления именинникам, представления новичков и т.д.) Только на этом фоне подаются планы работ на день и цели, которых необходимо достичь. Старайтесь разряжать обстановку, шутите. Пусть Ваши люди улыбнутся – и вопросы решатся быстрее
Признавайте и поощряйте успехи ваших коллег!
- С вовлечением, интерактивно
На каждом блоке собрания вовлекайте участников вопросами. Следите за тем, чтобы спрашивать каждый день разных участников, чтобы у всех была возможность высказаться и получить внимание. Ведите собрание по такой процедуре: вопрос поставили, пояснили, обозначили ситуацию, участники высказались. Руководитель подвел итог, спросил: «Есть еще вопросы и мнения по данному пункту? Нет. Переходим дальше».
Как результат – все вовлечены и участвуют в решении вопросов.
- Нацеленным на продажи
Каждое собрание должно быть подчинено задачам бизнеса.
Ставьте цели по продажам, придерживайтесь алгоритма:
- Скажите, ЧТО нужно сделать;
- Обсудите с сотрудниками, КАК это сделать? (определите конкретные инструменты достижения);
- Получите обратную связь от сотрудников о понимании задачи.
ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ ПОСЛЕ СОБРАНИЯ?
- Проанализируйте ход собрания
Просмотрите еще раз план собрания. Прокрутите в голове, как Вы это делали, как реагировали сотрудники на ваши слова, что позволяло вовлечь участников и т. д. Определите для себя, что на следующем собрании Вы сделаете иначе.
2.Определить формы контроля
Отслеживайте выполнение принятых решений и поставленных задач. Если задача долгосрочная, поднимайте вопрос о ней на каждом собрании до ее решения. Запишите это в план собрания.
Индивидуальные планы продаж контролируйте каждые два часа, просто идите в зал и спрашивайте каждого продавца, каковы его успехи и что он собирается предпринять еще.
Напоследок, предлагаю Вам использовать в своей работе алгоритм проведения эффективного собрания. Он позволит систематизировать собственное выступление, оперативно управлять продажами, мотивировать сотрудников на достижение целей и работать с удовольствием.
Алгоритм проведения эффективного собрания:
- Приветствие
Также возможно проведение легкой и веселой разминки для поднятия настроения у сотрудников.
- Итоги предыдущего дня
Вспоминаем, какие цели ставились, озвучиваем какие результаты достигнуты. Возможен краткий «разбор полетов», т.е. какие действия позволили добиться результата и что необходимо изменить в своих действиях для достижения цели, если результат неудовлетворительный.
Рабочая книга супервайзера Дорощук Николай
Глава 16: Как эффективно провести собрание?
Эта тема очень многогранна и требует тщательного освещения. В ближайшем будущем я выделю ее в качестве отдельного исследования, где мы будем рассматривать следующие вопросы:
Как использовать «мозговой штурм» на собрании?
1. Как придерживаться тематики собрания?
2. Как бороться с «критиками» во время проведения собрания?
3. Как сделать собрание интересным для вашего персонала?
4. Как использовать собрание для построения команды?
Сейчас я хочу остановиться на основных моментах проведения собрания.
1. Определите цель собрания
Каждый человек, который идет на собрание, хочет знать, что там будет. Внеплановые собрания без темы всегда вызывают у персонала страх. Вспомните случай, когда ваш босс просил всех собраться сегодня в 17.00. Что вы при этом испытали? Не страх ли? Скорее всего, вы начали вспоминать, что вы сделали не так или что забыли сделать, Какие вопросы начали задавать своим коллегам: «Кого собирает босс? По какому вопросу?» Неизвестность рождает страх, который мешает продуктивно работать. Вы ни о чем другом не думаете, только о том, почему босс собирает всех, и ищете ошибки, за которые вас могут наказать. Не так ли?
То же самое происходит и с вашим персоналом. Если не хотите, чтобы ваш персонал весь день работал нерезультативно, тогда сделайте следующее. Сообщите утром одному из членов команды, что сегодня вечером будет собрание и явка всех обязательна. И все. Для усиления страха в середине дня скиньте персоналу сообщение на пейджер или пошлите SMS-сообщение: «Сегодня вечером всем срочно быть на собрании. Явка обязательна».
ПРОЧТИТЕ ЭТО ВНИМАТЕЛЬНО!
Худшее собрание то, которое вообще не имеет цели. Часто менеджеры устраивают собрания, чтобы в очередной раз «попилить» персонал, публично наказать «плохих» работников. Руководитель предполагает, что тем самым он учит других, как не надо поступать. Это самое непрофессиональное действие руководителя. Чем больше вы проводите таких собраний, тем больше вы теряете доверие своего персонала.
Когда вы сообщаете цель собрания, то получаете ряд преимуществ:
1. Вы даете персоналу определенность, избавляете от страха, тем самым сохраняя эффективность его работы.
2. Вы даете возможность персоналу подготовиться к собранию, тем самым увеличиваете результативность самого собрания.
3. Вы устанавливаете рамки собрания, что также повышает эффективность его проведения. Определите цель собрания и сообщите об этом персоналу. Целью собрания может быть:
Подведение итогов работы за неделю, месяц, полугодие.
Кадровые изменения в организации.
Изменение ценовой политики.
Изменение работы с поставщиками.
Цель собрания должна быть важной и носить общий характер. Не говорите на собрании того, что можно сообщить через доску объявлений. Лучшее собрание то, что можно отменить.
Информируйте персонал о собрании заранее через доску объявлений. В качестве примера приведу объявление, которое вы можете разместить на доске объявлений:
Вниманию торговых представителей!
Завтра в 19.00 состоится собрание.
Повестка дня:
1. Подведение предварительных итогов по продаже нового продукта «Спелый персик».
2. Новая схема работы с заказчиками.
3. Структурные изменения в организации.
Если вы внимательно прочли то, о чем говорилось выше, то, скорее всего, исключите первый пункт из повестки дня собрания. Для этого можно использовать доску объявлений, где и разместить данные, графики и свой маленький комментарий.
Или вы думаете, что лучше запоминается то, что произносится вслух? Только 7 % информации человек запоминает через аудиальный (слуховой) канал, а 55 % - визуально (зрительно).
Если цель собрания указана четко и понятно, если она имеет значение для конкретных участников собрания, то можете быть уверены - персонал прибудет на ваше собрание с желанием.
2. Узнайте, что хотят участники собрания
Следует реагировать на ожидания и предложения людей, присутствующих на собрании. Задайте вопрос: «Какую информацию вы хотели бы получить на этом собрании?» Когда вы узнаете, чего они хотят, постарайтесь включить этот вопрос в повестку дня собрания. Это позволит вам узнать:
настроение участников собрания;
злободневные вопросы, которые на сегодняшний день беспокоят ваш персонал.
Предлагайте участникам собрания выбор. Например, обсудить вначале критерии оценки или критерии заработной платы. Если есть возможность, предлагайте список вопросов собрания на выбор.
Люди охотно слушают то, что их беспокоит на данный момент. Но не пренебрегайте основной целью собрания (подробнее об этом см. «Как придерживаться тематики собрания?» и «Как сделать собрание интересным для вашего персонала?»).
3. Цените умения и знания персонала
Не стоит говорить о том, что и так известно - пусть об этом расскажут сами сотрудники. Предоставляйте персоналу возможность высказать свои идеи и делиться информацией. Когда человек чувствует, что его ценят, то у него появляется дополнительный стимул к собранию. На практике я часто встречаю, как менеджеры монотонно повторяют на каждом собрании одно и то же. А вам не доводилось слышать такое от своего руководства? При этом вы думаете: «Боже, сколько раз можно об этом говорить?!».
Пример проведения собрания
«Добрый вечер. Как и было заявлено в объявлении, сегодня мы рассмотрим два вопроса. Кто мне скажет, какие именно вопросы были написаны на доске объявлений?» При этом ждите обратной связи. Пусть ваш персонал скажет, почему они сегодня собрались. Когда вы получите подтверждение, продолжайте: «Хорошо. С какого вопроса мы можем начать? Что вы хотели бы узнать в первую очередь?» И снова ждите обратной связи. «Хорошо, начнем с информации о новой схеме работы с заказчиками». Если вы хотите напомнить существующую схему работы, ни в коем случае не рассказывайте сами - спросите об этом участников собрания: «Напомните, какая схема работы существует у нас с нашими заказчиками». Слушайте и записывайте на доске. Затем спросите: «Какие минусы вы видите в работе по такой схеме?» И опять - слушайте и записывайте. Что вам это даст?
Вы вовлечете всех участников в процесс собрания, тем самым создадите доверительную обстановку.
Вы узнаете, как ваш персонал понимает сегодняшнюю ситуацию.
Вы сможете узнать дополнительную информацию, которая поможет вам в проведении собрания.
Если вы раньше не вовлекали ваш персонал в процесс собрания, то, скорее всего, на любой ваш вопрос они будут молчать. Это значит, что они вам еще не доверяют и любой ваш вопрос будут оценивать как метод манипуляции ими. В ситуации, когда ваш персонал молчит, выдержите паузу, окиньте взглядом каждого и ждите ответа. В первое время вам будет казаться, что пауза слишком затянулась, но все равно ждите и смотрите внимательно на каждого участника собрания. Ни в коем случае не ищите «жертву» («Петров, скажи нам, какая схема работы с заказчиками существует у нас»).
Если в течение 30–40 секунд вы не дождались ответа, скажите вашему персоналу: «Раньше я говорил, а вы меня слушали. Такие собрания были скучными, и все вы ждали, когда я закончу. С сегодняшнего дня я хочу с вами общаться, и эффективность нашего собрания зависит от того, как мы будем с вами разговаривать. Поэтому призываю каждого из вас к активности». Ни в коем случае не задавайте снова тот же самый вопрос. После этих слов продолжайте собрание.
Закончив дискуссию, оглашайте сделанные персоналом выводы; всячески подчеркивайте результат групповой деятельности.
4. Понравьтесь своему персоналу!
Да, господа менеджеры, - именно понравьтесь своему персоналу. Если вам это удастся, то вас охотнее будут слушать и питься у вас, поскольку вы будете являться для них моделью повеления. Основной вид обучения - это копирование поведения других людей. Мы стараемся копировать поведение тех, кто нам нравится. Улыбайтесь! Постарайтесь не создавать напряженную атмосферу, высказывая недовольство поведением кого-нибудь из персонала, например, если тот опоздал.
Большинству людей нравится, когда их развлекают. Заставьте их улыбнуться, и вы установите с ними контакт. Составьте список шуток для разных случаев. Шутки и анекдоты должны быть связаны с темой, и их нужно рассказывать без вступления. Фразы, вроде «Сейчас я расскажу вам одну историю…», «Есть одна шутка насчёт…» предупреждают людей, чтобы они подготовились к юмору. (стремитесь вызвать хотя бы несколько улыбок, а не громкий смех.
Памятка менеджеру о том, как эффективно проводить собрание:
1. Определите цель собрания.
2. Узнайте, что хотят участники собрания.
3. Цените умения и знания персонала.
4. Понравьтесь вашему персоналу!
Из книги Победить финансовый рынок: как зарабатывать каждый квартал. «Короткие» инвестиционные стратегии автора Аппель ДжеральдГлава 8. Сокровище в мусорной куче – как эффективно инвестировать в высокодоходные облигации Что для одного – мусор, для другого – сокровище. – Автор неизвестен В главе 9 «Окончательное формирование портфеля – целое лучше, чем сумма отдельных частей» мы увидим, что по
Из книги Куда уходят деньги. Как грамотно управлять семейным бюджетом автора Сахаровская ЮлияГлава 2. Начинаем эффективно управлять деньгами Итак, в предыдущей главе мы говорили о типичных ошибках, совершая которые мы, теряем деньги. А как же сэкономить?Я не очень люблю слово «экономия». И, как показывает практика, не я одна. Есть в этом слове какой-то… скрытый
Из книги PROвокатор. Мы$ли автора Смирнов Сергей Из книги Нет мотива - нет работы. Мотивация у нас и у них автора Снежинская МаринаГлава 5. Наказание не так эффективно Трудовая дисциплина в организации поддерживается как мерами поощрения, которые записываются во второй раздел трудовой книжки (Сведения о награждениях), так и применением дисциплинарных взысканий. Мотивация – это не только поощрение,
Из книги Бизнес своими руками. Как превратить хобби в источник дохода автора Быковская Ада А.Как провести вечеринку идей 1. Для начала определите, какой вопрос вам нужно решить. Выберите идею (мечту), которую хотите реализовать. Идея может касаться вашей работы (выйти на рынок, расширить ваш проект, начать новое направление деятельности или новый ее формат). Но
автора Дорощук НиколайГлава 4: как правильно провести эффективную обратную связь? Вначале определим, что отрицательная обратная связь - это не «пиление» подчиненного, а подведение итогов по выполнению поставленных задач. Есть несколько видов обратной связи: полное невыполнение, когда
Из книги Рабочая книга супервайзера автора Дорощук НиколайГлава 13: Как эффективно заменить торгового представителя? 1. Работайте над созданием системы продажЯ часто задаю супервайзерам и руководителям отдела продаж вопрос: «Какую вы предпочитаете ситуацию - сильное руководство, нацеленное на создание системы, в которой
Из книги Рабочая книга супервайзера автора Дорощук НиколайГлава 17: Как использовать собрание для построения команды? В бизнесе ценен результатВначале хочу дать свое понимание значения команды. Я не отношусь к тем менеджерам, которые больше сосредоточены на создании корпоративного духа, чем на достижении конкретной цели,
Из книги Рабочая книга супервайзера автора Дорощук НиколайГлава 18: Как эффективно проводить обучение персонала? Любое обучение можно разделить на две части:1. «Содержание» вашего тренинга, т. е. сам материал и его составление.2. «Процесс», с помощью которого вы передаете материал, т. е. взаимодействие между вами и
Из книги Рабочая книга супервайзера автора Дорощук НиколайГлава 28: Как быстро и эффективно войти в должность супервайзера? Для этого необходимо, прежде всего, изменить свое мышление - подняться на уровень выше.1. Забудьте, что вы торговый представитель. Вы уже линейный руководитель, который управляет продажами с помощью других
Из книги Рабочая книга супервайзера автора Дорощук НиколайГлава 29: Как эффективно поставить цель? Постановка цели является главным этапом в любом начинании. Если вы не знаете, куда идете, то вы придете в никуда. Если вы плывете по течению, то вы плывете в никуда. Если вы не определите пункт своего назначения, то вам придется долго
Из книги Рабочая книга супервайзера автора Дорощук НиколайГлава 30: Как эффективно управлять своим временем? Главный принцип управления временем формулируется так: мы или используем время, или теряем его. И здесь уместно выработать у себя привычку к самодисциплине.Чтобы выработать эту привычку, необходимо создать для себя
Из книги Бизнес-план на 100%. Стратегия и тактика эффективного бизнеса автора Абрамс РондаКак провести исследование рынка Часть наиболее важной информации вы не сможете найти ни в одном из опубликованных источников. Имеются в виду специфические для вашего рынка или нового товара сведения. Чтобы получить это данные, вы должны будете провести собственное
Все готовы работать?
Да….
Прекрасно, идем и работаем!
Знакома ситуация?
Собрание смены является самым ценным элементом общения с Вашими сотрудниками. Вы получаете возможность мотивировать их, информировать о том, какие ключевые темы и вопросы необходимо решить сегодня и выслушать их идеи и предложения.
Основные цели собрания смены:
1. Повысить энтузиазм сотрудников, которые должны понимать конкретные цели, поставленные на данный день (мотивация на уровне личности);
2. Добиться успешной работы в команде (мотивация группы);
3. Увеличить объем продаж и уровень выручки, предоставляя безупречное качество обслуживания;
4. Постановка цели и определение конкретной задачи на смену. (Например, план на декабрь 2 000 000 рублей, план на день 64 516 рублей).
Способы, при помощи которых можно достичь заявленных целей собрания:
1. Мотивация сотрудников
2. Информирование сотрудников
3. Эффективное выслушивание сотрудников
Собрания
Они позволяют проводить непрерывное обучение, нацеленное на выполнение конкретных задач, не отводя на это много времени. Поэтому, можно говорить о наличии следующих преимуществ подобного способа.
Преимущества :
Для покупателя - улучшение атмосферы обслуживания.
Для персонала - возможность непрерывного обучения, повышение квалификации.
Для руководителя, директора магазина - улучшения взаимопонимания с персоналом, выявление потребностей сотрудников.
Для организации - формирование корпоративной культуры организации и командного духа ее сотрудников.
Стандарты проведения собрания смены
При проведении собрания смен необходимо следовать определенным стандартам, среди них следующие:
1. Структура собрания должна быть простой
2. Проверяйте на практике, как сотрудники усвоили информацию
3. Подводите итоги собрания
4. Прогнозируйте и эффективно решайте возникающие проблемы
5. Делайте заключительный обзор
Структура собрания должна быть простой
Приветствие – может быть разным, в зависимости от стиля ведения собрания управляющим. Основная цель приветствия, привлечь внимание всех сотрудников, а также это подходящее время проинформировать сотрудников о том, какой у Вас объем продаж в магазине на сегодняшний момент.
Вкратце сообщите им те основные вопросы , о которых Вы собираетесь говорить на сегодняшнем собрании. Т.о. Вы сделаете краткий обзор содержания Вашего собрания. Обзор должен быть обязательно коротким, например:
«Сегодня мы обсудим способы увеличения объема продаж и то, что мы будем делать в праздничные дни».
«Сегодня мы с вами повторим этап вступления в контакт с покупателем, так как он является одним из самых важных. Ведь именно на этом этапе клиент решает: хочет он с вами общаться или нет».
Основная часть собрания
В основной части проведения собрания Вы должны разъяснить сотрудникам каждый основной вопрос, при этом следует использовать эффективные способы изложения информации, чтобы сотрудники лучше запомнили основные пункты и общее содержание собрания.
Например : название темы – использование существующих возможностей для повышения продаж. Обсудите с сотрудниками, как можно улучшить качество обслуживания клиентов в период праздничных дней.
Используйте управляемую дискуссию . Попросите сотрудников предложить свои идеи, свои мысли по теме собрания. Запишите все варианты ответов.
Вопросы и ответы
На этом этапе Вы имеете возможность получить обратную связь от сотрудников. Они могут задавать Вам вопросы, которые относятся или нет к основным темам обсуждения. Предоставляя обратную связь и, задавая вопросы, Вы должны быть конкретны.
Например: Нужна ли Вам, какая либо информация по организации работы в праздничные дни?
Обзор
На данном этапе Вам необходимо кратко напомнить о том, о чем Вы говорили в течение всего собрания.
В конце собрания Вы должны сделать заключительный обзор целей, которые Вы установили на данную смену, чтобы сотрудники почувствовали их важность и чтобы Вы смогли убедиться, что эти цели понятны, конкретны и реально выполнимы . Обзор должен быть коротким, и он не должен добавлять новых идей. Будет лучше, если Вы будете задавать открытые вопросы по ключевым темам, которые обсуждались во время проведения собрания.
Например: «Ирина, расскажи нам, пожалуйста, что ты сегодня узнала о том, как можно улучшить обслуживание покупателей в период праздничных дней»
Подобный обзор поставленных целей также позволит убедиться Вам в том, что они:
реалистичны и конкретны , а также в том, что сотрудникам может понадобиться дальнейшее развитие или обучение в течение дня.
Заключение - призыв
Призыв к действию. Необходимо, как можно больше энтузиазма вдохнуть в сотрудников перед началом работы…
Возможные проблемы
Необходимо, чтобы Вы заранее планировали возможность возникновения, каких – либо проблем. Типичные проблемы, которые могут возникнуть во время проведения собрания смены, следующие:
- Неправильный выбор места проведения собрания. Вы должны выбирать место проведения собрания, которые лучшим образом подходили бы для разрешения вопросов, возникающих у Ваших сотрудников или обсуждения основных тем, подготовленных Вами к данному собранию. Например, если основной темой проведения собрания является качество обслуживания покупателей на кассе – проводите собрание возле ящика ККМ.
- Отклонение от темы обсуждения . Если Вы будете строго соблюдать структуру проведения собрания, то сможете избежать возможных отклонений от темы. Если отклонения все же произошли, Вы должны постараться вернуться к основной теме обсуждения. Например:
- «Светлана, это очень интересная мысль и мы ее обсудим завтра на собрании, а сейчас нам необходимо вернуться к тому, чтобы обсудить эффективные способы обслуживания нашего покупателя во время праздничных дней».
- Слишком много основных тем обсуждения . Если Ваши сотрудники будут перегружены информацией, то они будут в замешательстве и не смогут запомнить основные вопросы. Основных тем обсуждения в идеале должно быть не более 3-х. Если при обсуждении данной темы Вам необходимо использовать ролевую игру или демонстрацию какого- либо навыка или процедуры, то отведите на одно собрание только одну тему для обсуждения.
- Сотрудники, отстающие в своей работе от других . Вам не следует публично критиковать или ругать таких сотрудников. Сразу, после окончания собрания, обсудите проблему сотрудника с ним наедине.
Дорогие коллеги, мы надеемся, что данная статья будет для Вас полезна. Что Вам понравилось больше всего? Что захотелось применить? Напишите нам отзыв или оставьте интересующие Вас вопросы.
Отслеживайте новые статьи, получайте результат!
С уважением, команда Diamond-training
Posted On 02.04.2018
Статья 45. Порядок проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме
1. Собственники помещений в многоквартирном доме обязаны ежегодно проводить годовое общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме. Если иное не установлено общим собранием собственников помещений в многоквартирном доме, годовое общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме проводится в течение второго квартала года, следующего за отчетным годом, в порядке, установленном настоящей статьей.
(в ред. Федерального закона от 29.06.2015 N 176-ФЗ)
(см. текст в предыдущей)
2. Проводимые помимо годового общего собрания общие собрания собственников помещений в многоквартирном доме являются внеочередными. Внеочередное общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме может быть созвано по инициативе любого из данных собственников.
3. Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме правомочно (имеет кворум), если в нем приняли участие собственники помещений в данном доме или их представители, обладающие более чем пятьюдесятью процентами голосов от общего числа голосов. При отсутствии кворума для проведения годового общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должно быть проведено повторное общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме.
3.1. Управляющая организация, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива обязаны вести реестр собственников помещений в многоквартирном доме, который содержит сведения, позволяющие идентифицировать собственников помещений в данном многоквартирном доме (фамилия, имя, отчество (при наличии) собственника помещения в многоквартирном доме, полное наименование и основной государственный регистрационный номер юридического лица, если собственником помещения в многоквартирном доме является юридическое лицо, номер помещения в многоквартирном доме, собственником которого является физическое или юридическое лицо), а также сведения о размерах принадлежащих им долей в праве общей собственности на общее имущество собственников помещений в многоквартирном доме. При поступлении в управляющую организацию, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива обращения в письменной форме, в том числе обращения с использованием системы, собственника или иного лица, указанного в настоящей статье, по инициативе которых созывается общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме, о предоставлении реестра собственников помещений в многоквартирном доме указанные лица обязаны в течение пяти дней с момента получения такого обращения предоставить собственнику или иному лицу, указанному в настоящей статье, этот реестр. Согласие собственников помещений в многоквартирном доме на передачу персональных данных, содержащихся в реестре собственников помещений в многоквартирном доме, при предоставлении этого реестра в порядке, установленном настоящей частью, в целях созыва и организации проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме не требуется.
(часть 3.1 введена Федеральным законом от 31.12.2017 N 485-ФЗ)
4. Собственник, иное лицо, указанное в настоящем Кодексе, по инициативе которых созывается общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме, обязаны сообщить собственникам помещений в данном доме о проведении такого собрания не позднее чем за десять дней до даты его проведения. В указанный срок сообщение о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должно быть направлено каждому собственнику помещения в данном доме заказным письмом, если решением общего собрания собственников помещений в данном доме не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме, или вручено каждому собственнику помещения в данном доме под роспись либо размещено в помещении данного дома, определенном таким решением и доступном для всех собственников помещений в данном доме.
(в ред. Федеральных законов от 29.06.2015 N 176-ФЗ, от 29.07.2017 N 257-ФЗ)
(см. текст в предыдущей)
5. В сообщении о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должны быть указаны:
1) сведения о лице, по инициативе которого созывается данное собрание;
2) форма проведения данного собрания (очное, заочное или очно-заочное голосование);
(п. 2 в ред. Федерального закона от 29.06.2015 N 176-ФЗ)
(см. текст в предыдущей)
3) дата, место, время проведения данного собрания или в случае проведения данного собрания в форме заочного голосования дата окончания приема решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, и место или адрес, куда должны передаваться такие решения;
4) повестка дня данного собрания;
5) порядок ознакомления с информацией и (или) материалами, которые будут представлены на данном собрании, и место или адрес, где с ними можно ознакомиться.
6. Собственники, обладающие не менее чем десятью процентами голосов от общего количества голосов собственников помещений в многоквартирном доме, вправе обратиться в письменной форме в управляющую организацию или правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива для организации проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме. В обращении о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должны быть сформулированы вопросы, подлежащие внесению в повестку дня собрания. По обращению собственников управляющая организация, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива обязаны осуществить мероприятия, необходимые для проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, в течение сорока пяти дней с момента поступления обращения, но не позднее чем за десять дней до даты проведения общего собрания, уведомить о проведении этого общего собрания каждого собственника помещения в данном доме в установленном порядке, а также оформить необходимые документы по результатам проведения этого общего собрания и обеспечить их доведение до сведения собственников помещений в данном доме в порядке, установленном частью 3 статьи 46 настоящего Кодекса.
(часть 6 введена Федеральным законом от 29.06.2015 N 176-ФЗ)
7. Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме может быть созвано по инициативе управляющей организации, осуществляющей управление данным многоквартирным домом по договору управления. При этом в повестку дня такого собрания могут быть включены вопросы, отнесенные настоящим Кодексом к компетенции общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме.
(часть 7 введена Федеральным законом от 29.06.2015 N 176-ФЗ)
Ст. 45 ЖК РФ. Порядок проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме
» Как правильно проводить
Как правильно проводить собрание с подчиненными
Как проводить собрания отдела продаж
Собрание отдела продаж - важный и действенный инструмент управления торговым персоналом компании и продажами в целом. На собраниях коллективно доносятся до подчиненных поручения начальства, обсуждаются итоги прошедшей недели и составляются планы на следующую. На собрании можно поощрить преуспевающих и подстегнуть отстающих, прочувствовать эмоциональное состояние и настрой подчиненных, вовремя услышать тревожные звоночки и принять меры. Но для того, чтобы собрания с подчиненными были результативными и приносили пользу компании, а не были пустым времяпрепровождением - нужно проводить их правильно.
О том, как проводить собрания с подчиненными, написано и сказано немало. Если Вы проводите еженедельные собрания отдела продаж, то, во-первых, нужно тщательно готовиться к каждому собранию, составляя подробную повестку дня. Она должна включать анализ итогов прошедшей недели, выполненные или невыполненные поручения, а также план на следующую неделю. Непосредственно перед собранием раздайте повестку дня подчиненным или разошлите по электронной почте.
Само собрание нужно начинать с разбора поручений прошлой недели. Менеджеры по продажам должны четко понимать, что поручения даются не просто так - их выполнение контролируется. Тогда они будут стараться выполнять их. Спрашивайте с них, выполнили ли они то или иное задание, если нет, то по какой причине. Когда подчиненные знают, что им перед всеми придется объясняться, они более ответственно подходят к выполнению поручений.
Следующий этап планерки отдела продаж - планирование следующей недели. Давайте конкретные и четкие поручения конкретным сотрудникам. Ставьте реальные и четкие сроки выполнения.
Назначьте секретаря или протоколиста, чтобы заносил в протокол все даваемые поручения. За необоснованный срыв поручений штрафуйте, чтобы другим неповадно было. Еженедельные собрания с менеджерами по продажам помогут Вам установить дисциплину и ответственность в коллективе. А это, в свою очередь, скажется на качестве работы и росте оборотов и прибыли компании.
Планерка с сотрудниками отдела продаж не должна занимать более получаса. Не позволяйте себе и другим растекаться мыслью по древу. Разработайте четкий регламент проведения собраний отдела продаж и тщательно придерживайтесь его. Даже если на первых порах не будет получаться, со временем Вы и Ваши подчиненные научитесь проводить планерки с сотрудниками сжато, продуктивно и бодро.
Заканчивать собрание нужно на позитивной ноте, приободрив подчиненных метким примером, ярким слоганом или бодрым словечком. После планерки разошлите участникам протокол с поручениями. Это можно сделать по скайпу, предварительно создав специальный чат и придумав ему интересное, мотивирующее название. Планерка на работе может и должна быть мощным инструментом для воплощения в жизнь Ваших идей!
Андрей Кропочев
10 способов решить проблемы с подчиненными
Существует 10 способов, которые помогут руководителю решить возникшие проблемы с подчиненными.
1. Не задерживайте подчиненных надолго, если этого не требует решение вопроса. Производственные, хозяйственные и кадровые вопросы, как правило, можно решить за 2-3 часа. По истечении этого срока сотрудники начинают уставать, а информация перестает усваиваться, поэтому не нужно превращать очередное плановое собрание в бесконечно длящуюся лекцию.
2. Обсуждайте текущие дела с подчиненными на совещании. Помните, совещание – это то же собрание подчиненных, но с одним условием – они имеют право высказывать свое мнение насчет обсуждаемого вопроса. Не нужно перебивать их, тем более останавливать.
3. Используйте при проведении собрания современные технологии. Можно провести собрание в виде презентации с использованием проектора или в виде интернет–собеседования с использованием skype. Так, подчиненным не будет скучно, и они обязательно заострят внимание на рассматриваемом вопросе.
4. Вызывайте к себе в кабинет на личную встречу только тех подчиненных, кто действительно провинился. Ведите беседу в строгом, но не «убийственном» стиле.
5. Проводите «планерки» с описанием достигнутых результатов и планируемых целей.
6. Не забывайте проводить «летучки» для решения сиюминутных срочных задач.
7. Проводите «пятиминутки», которые направлены на координирование действий подчиненных.
8. Проводите «мозговые штурмы». На таких собраниях подчиненные высказывают свои предложения по улучшению деятельности компании и по решению возникших производственных проблем.
9. Организуйте в строго определенное время мини-перекуры. Ходите на перекуры вместе с подчиненными. Как правило, в курилке обсуждаются многие насущные проблемы.
10. Отмечайте корпоративные и общепризнанные праздники вместе с подчиненными. Это сплотит коллектив. У подчиненных появится доверие к руководителю.
Эти десять простых правил помогут эффективно управлять подчиненными и координировать их работу.
Вот уже несколько лет женский журнал JustLady является достойным путеводителем в мире моды и красоты. Мы не просто заполняем интернет-пространство, мы ищем и находим то, что может быть интересно широкой аудитории женщин, желающих быть в курсе самых последних новостей и трендов. Ежедневные обновления женского журнала JustLady позволяют следить за актуальными событиями в мире моды, не пропустить новинки косметики и парфюмерии и узнать о самых эффективных способах поддержания собственной фигуры в форме.
В журнале JustLady всегда можно подобрать оптимальную для себя диету, решить насущные женские вопросы. Наш женский форум ежедневно расширяется за счет обсуждения самых волнующих тем и становится местом встречи хороших подруг. Журнал для женщин JustLady занимает одни из первых позиций в рейтингах, ведь мы растем сами и помогаем совершенствоваться другим.
Размещенные на сайте материалы, включая статьи, могут содержать информацию, предназначенную для пользователей старше 18 лет, согласно Федерального закона №436-ФЗ от 29.12.2010 года О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию. 18+.
Все права защищены © OOO «РелевантМедиа». Редакция не несет ответственности за высказывания пользователей сайта в форумах и комментариях. Любое использование материалов сайта допускается только при наличии активной ссылки на www.justlady.ru.
Главная / Блог / Как провести результативное утреннее собрание
Как провести результативное утреннее собрание
Сонные молодые люди.
Обжигающий руки кофе в одноразовых пластиковых стаканчиках. Шарахающиеся прохожие. Ворох бумаг со странными таблицами и цифрами, который так и норовит выпасть из папки супервайзера. Это - утреннее собрание с командой торговых представителей Знакомая картина?
А все ли собрания проходят эффективно? Нет!
Из личного опыта, а так же, изучая опыт других руководителей, можем с уверенностью утверждать – большинство утренних собраний проходит неэффективно, прежде всего, из-за того, что к ним НЕ готовятся. И речь идет, первую очередь, о руководителе, который инициирует проведение собрания. Подчиненные видят, что руководитель не готов, и, естественно, у них возникает логичный вопрос: Зачем!? А дальше, не имея возможности повернуться спиной и уйти, подчиненные, в лучшем случае, продолжают спать.
И все же, как сделать так, чтобы мероприятие под названием утреннее собрание начало приносить реальную пользу?
Прежде всего, необходимо четко понимать, зачем нам проводить утреннее собрание.
Мы определили следующие цели:
- Дать бодрый старт новому рабочему дню. У всех участников команды день начинается в одно и то же время – с началом собрания.
- Зарядить команду эмоционально, настроить на достижение результата.
- Сделать так, чтобы каждый взял на себя ответственность за результаты дня.
Это все. Не нужно перегружать и пытаться закрыть все вопросы, нерешенные ранее, с помощью утреннего собрания.
Существует прямая зависимость: чем больше вопросов вы пытаетесь решить при помощи собрания - тем ниже его эффективность.
Предупреждаем, никакого негатива, только позитивный настрой!
10 ошибок при проведении общих собраний собственников
Кстати, обсуждение негативных моментов, которые возникают в работе, лучше перенести на вечер.
Итак, как заставить собрание работать на вас.
Продолжительность собрания – не более 40 минут. Можно меньше. Но - не больше. По опыту, самым оптимальным можно считать 25-35 минут. Время – деньги.
Естественно, чтобы уложиться в срок и провести эффективное собрание, руководитель должен тщательно подготовиться к нему. Халтуру заметят сразу. Подготовка – это, прежде всего, план проведения собрания. Мы рекомендуем примерно такой план:
- Приветствие. Замечательно, если у команды есть свой ритуал приветствия, принятый большинством ее участников. Это отличает команду от коллектива.
- Начать говорить должны подчиненные, а не руководитель. Лучше всего это сделать примерно так: Ребята, давайте, делитесь, что вчера было хорошего на маршрутах? Хвастайтесь! Понятно, для чего? Правильно – позитив с первых минут.
- Постановка целей на день. Время говорить руководителю. Как правило, целей должно быть не более трех. Например, общий план продаж в деньгах, затем - отдельный план по отдельному продукту, и что-то еще. Сначала озвучиваем командные цели, затем – персональные каждому участнику собрания.
- После этого могут быть вопросы от команды: Как и куда мы можем это продать? . Это бывает довольно часто, т.к. планы у нас амбициозные. Согласны? А здесь ловушка для руководителя. Как только он начнет отвечать – он попал! Что делать, догадались?
- Спросите у своей команды: Что и как вы будете делать, чтобы достичь целей? Получился мозговой штурм. Супервайзер стимулирует команду предложить как можно больше идей. И неважно, что из этого сработает, а что нет. Важен позитивный настрой и желание достигать успеха, а способы найдутся в процессе.
- Дальше необходима конкретика: кто именно и что делает. Пять-десять минут тишины – идет процесс разбивки целей, где, кому, сколько и чего необходимо сегодня продать. Более подробно о том, как разбить свои планы и сделать их выполнение реальным – мы напишем в другой статье
- Окончание собрания. Здесь нужно что-то, что поддержит позитивный настрой команды. Это так же из области ритуалов.
В заключение еще несколько советов:
- Все личные вопросы между руководителем и подчиненным необходимо обсуждать один на один, после собрания.
- Место проведения должно быть таким, чтобы никому не мешать и ни на кого не отвлекаться. Помните, время – деньги!
- Сладкий чай и кофе способствуют созданию позитивного настроения и включают мозги, но на их покупку, приготовление и т.д. тратить время собрания не нужно. Позаботьтесь, чтобы ваши подчиненные обеспечили себя напитками до его начала.
Вот, пожалуй, и все. Берите на вооружение и помните – опыт приобретается в действии. Дерзайте!
Алексей Золотов. бизнес-тренер компании Мастерская Бизнес Решений.
Комментариев пока нет!
Собранием называется обязательное мероприятие, в котором принимают участие все члены какой-либо организации, например, ежегодное собрание акционеров или общее собрание членов кооператива. Порядок проведения собрания регламентируется уставом соответствующей организации, ход собрания и принятые решения фиксируются в специальном документе - протоколе собрания.
В отличие от собрания на совещании присутствует определенный фиксированный круг лиц, как правило, являющиеся представителями различных фирм или подразделений предприятия.
Совещания обычно бывают регулярными, собираются в строго опре
деленное время, чаще всего раз в неделю, и предназначены для обсуждения текущих вопросов, хотя могут быть и неплановые совещания, вызванные производственной необходимостью. Ведение протокола совещания не обязательно, однако в конце совещания обычно принимается какое-либо решение.
Деловые встречи делятся на деловые беседы и переговоры. Деловые беседы проводятся в свободной форме, предназначены для обсуждения любых возникших вопросов и не обязательно заканчиваются принятием решения. Переговоры предназначены для решения серьезных вопросов совместной деятельности предприятий, разграничения сфер деятельности, выработки ценовой политики и т.п. Они заканчиваются принятием итоговых документов или устных деклараций.
В силу специфики своей работы любому коммерсанту достаточно часто приходится принимать участие в различных собраниях, совещаниях и деловых встречах, а также самому организовывать эти мероприятия. Необходимо соблюдать установившийся порядок их организации и проведения, т.к. часто от этого зависит успех всей коммерческой работы.
При подготовке собрания, совещания или переговоров необходимо:
1.Выбрать и четко сформулировать повестку дня. В повестке дня может быть два-три главных вопроса и три-четыре мелких. Если главных вопросов мало, то совещание будет протекать неторопливо и займет столько же времени, как и при достаточном их количестве, а при большом количестве вопросов обсуждение станет поверхностным.
2. Определить состав участников (для совещания, переговоров). Исключение составляют производственные совещания, которые проводятся регулярно (обычно один раз в неделю) с постоянным составом участников.
3. Выбрать день и время проведения мероприятия. При проведении переговоров день и время заранее согласовывается со всеми участниками.
4. Оповестить участников о дне и времени проведения. При проведении собрания желательно это сделать за 5-7 дней. О дне и времени проведения производственного совещания оповещают только приглашенных на него лиц, не являющихся постоянными участниками совещания.
5. Установить ожидаемую длительность мероприятия и предупредить об этом участников. Опыт показывает, что объявление времени окончания собрания или совещания сокращает его длительность на 10-15 %.
6. Подготовить основной доклад или сообщение и определить обязательных участников обсуждения. Доклад должен быть конкретным, отражать существо рассматриваемого вопроса, выводы необходимо обосновывать. Многословие и неконкретность доклада или сообщения вызывает безразличие у слушателей.
7. Выбрать и подготовить помещение. Необходимо позаботиться о том, чтобы помещение было достаточно удобным и могло вместить всех участников. Нехватки стульев быть не должно. При организации переговоров на столах перед каждым участником желательно поставить карточку с указанием фамилии, имени, отчества и наименования фирмы, которую он представляет. На столах также должны быть бумага и письменные принадлежности, можно поставить прохладительные напитка. Хорошим тоном считается подать при проведении переговоров чай или кофе с небольшим количеством выпечки.
Начинать работу нужно в точно назначенное время. Задержка начала собрания или совещания обычно приводит к тому, что при проведении следующего участники будут собираться с большим опозданием. Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно всеми сторонами, опоздание на переговоры рассматривается как крайнее неуважение к партнерам и может привести к нежелательным последствиям.
Обстановка во время собрания (совещания) или деловой встречи должна быть доброжелательной. Недопустимы личные выпады по отношению к участникам, выяснение отношений.
Для проведения собрания избирается председатель. Основными обязанностями председателя являются:
следить за регламентом;
объявлять фамилию и должность выступающего, наименование организации, представителем которой он является.
Председатель собрания должен удовлетворять определенным требованиям, основные из которых: компетентность, беспристрастность, умение выражаться четко и ясно и терпимость к чужому мнению. Председатель не имеет права выказывать свое предпочтение тому или иному мнению или участнику собрания, а так же навязывать свое мнение. Свои предложения он должен излагать после всех.
Важным этапом любого собрания или совещания является принятие решения. В такие моменты совещание часто становится беспомощным, как бы теряет энергию. Это происходит потому, что участники не в состоянии осознать, что пора принимать решение, или колеблются, не решаясь сделать выбор. В таких случаях лучше всего выбрать одно предложение и продолжать его рассматривать.
Правила проведения общего собрания дольщиков сельхозземли изменились
Важно не пропустить момент, когда дебаты следует закрыть - тут нужен опыт и умение председателя. Хороший способ - промежуточное голосование. Оно подводит итог очередного этапа дискуссии. Не следует, однако, слишком спешить с окончательным голосованием, т.к. не исключено принятие решения, которое отвергается меньшинством. В этом случае члены меньшинства могут приступить к действиям, доказывающим неправоту большинства, что может привести к возобновлению обсуждения и потере уже достигнутых результатов.
Особый вид совещания представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое совещание проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.
Для проведения такого совещания, прежде всего, необходимо четко сформулировать задачу - только одну, самую сложную или самую важную. Желательно, чтобы в обсуждении принимали участие не более 7-12 человек. Стулья целесообразно расставить по кругу, чтобы не было «галерки» и «президиума». Необходимо жестко определить время обсуждения. Дефицит времени порождает стресс, стимулирующий мозговую деятельность. Оптимальное время такого совещания - около 30 мин. Никто не должен критиковать выдвигаемые предложения.
Большинство людей не могут творчески работать в условиях моральной угрозы, если одного одернули, другие будут думать только о том, как бы не показаться глупее всех. В начале обсуждения, как правило, выдвигаются банальные, пустые идеи. Запрет на критику облегчает выдвижение любых идей, среди которых могут оказаться и весьма ценные. Целесообразно отбирать лучшие идеи, а не отбрасывать худшие, то, что показалось непригодным сейчас, может пригодиться впоследствии. Не нужно устанавливать авторства идей - лучшие идеи всегда продукт коллективного творчества.
Когда вроде бы найден выход из сложной ситуации, желательно разделиться на две группы - «сторонников» и «противников» и постараться найти слабые места в разработанном решении. Окончательное решение необходимо четко сформулировать и записать.
Вернуться назад на Проведение собраний
Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме (не путать с ТСЖ) является органом управления многоквартирным домом (ст. 44 ЖК РФ).
К его компетенции относятся:
Принятие решений о реконструкции многоквартирного дома (в том числе с его расширением или надстройкой), строительстве хозяйственных построек и других зданий, строений, сооружений, ремонте общего имущества в многоквартирном доме;
- принятие решений о пределах использования земельного участка, на котором расположен многоквартирный дом, в том числе введение ограничений пользования им;
- принятие решений о передаче в пользование общего имущества в многоквартирном доме;
- выбор способа управления многоквартирным домом (непосредственное управление собственниками помещений в многоквартирном доме; управление товариществом собственников жилья либо жилищным кооперативом или иным специализированным потребительским кооперативом; управление силами управляющей организации (ст. 161 ЖК РФ);
- создание и ликвидация товарищества собственников жилья;
- утверждение размера платы за содержание и ремонт жилого помещения в многоквартирном доме;
- иные вопросы, отнесенные Жилищным кодексом РФ к компетенции общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме (ст. 44, 135, 141, 156 ЖК РФ).
Решение общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, принятое в установленном Жилищным кодексом РФ порядке, является обязательным для всех собственников помещений.
2. Какие формы у собрания?
Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме может быть проведено:
1) в очной форме, то есть при совместном присутствии собственников помещений в конкретном месте и в конкретное время для обсуждения вопросов, поставленных на голосование;
2) в форме заочного голосования - без совместного присутствия собственников помещений через передачу в письменной форме решений собственников по поставленным на голосование вопросам (ст. 47 ЖК РФ).
3. Чья должна быть инициатива?
Общее собрание собственников помещений может быть созвано по инициативе физических или юридических лиц, являющихся собственниками помещений в данном многоквартирном доме.
Инициаторами проведения общего собрания собственников могут быть:
а) первичного - собственник или несколько собственников помещений в данном доме (ст. 45 ч. 1 ЖК РФ);
б) очередного собрания - лица из числа собственников, ответственные за проведение собрания (избранные на первом собрании собственников - ст. 45 ч. 1 ЖК РФ), правление ТСЖ (если оно создано);
в) внеочередного - по инициативе любого из собственников данного многоквартирного дома (ст. 45 ч. 2 ЖК РФ), правления ТСЖ (если оно создано), членами ТСЖ.
4. Как готовить собрание?
Для успешного проведения общего собрания желательно, чтобы в доме была инициативная группа собственников помещений. В свою очередь территориальные органы исполнительной власти (префектуры административных округов и управы районов) организуют проведение информационно-разъяснительной работы с собственниками помещений в многоквартирных домах по вопросам, связанным с реализацией их прав и обязанностей, установленных Гражданским и Жилищным кодексами РФ. Инициативная группа совместно с управой района разрабатывает необходимую для проведения общего собрания документацию, формирует повестку дня, подбирает помещение, в котором предполагается проведение общего собрания, размещение информации и документации, а также определяет дату и место проведения общего собрания. В данной работе необходимую помощь оказывает управа районов. Инициативная группа совместно с управой района прорабатывает и другие вопросы, связанные с проведением общего собрания (выявление всех собственников в данном многоквартирном доме; предварительный опрос мнений жителей по способу управления домом, а также поиск организаций, специализирующихся на управлении многоквартирными домами (через обращения в префектуру или управу района); определение доли каждого собственника в общем имуществе многоквартирного дома; определение кандидатур председателя общего собрания, секретаря, счетной комиссии и других).
5. Как уведомить жильцов?
Статьей 45 ЖК РФ регламентирован порядок проведения собрания. Его инициаторы обязаны направить каждому собственнику уведомление, где указаны не только обсуждаемые вопросы, но также фамилия, имя, отчество того, кто созывает собрание. Общее собрание не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в повестку дня, равно как и не вправе изменять повестку дня. В противном случае решение общего собрания может быть оспорено в судебном порядке (ст.
46 ч. 2, 146 ЖК РФ).
Согласно п. 4 ст. 45 ЖК РФ инициаторы созыва общего собрания обязаны сообщить собственникам помещений в данном доме о проведении такого собрания не позднее чем за 10 дней до даты его проведения.
6. Когда собрание правомочно?
Общее собрание правомочно, если в нем приняли участие собственники помещений в данном доме или их представители, обладающие более чем 50 процентами голосов от общего числа собственников (ст. 45 ЖК РФ).
Присутствие собственников на собрании подтверждается листом регистрации участников с указанием фамилии, имени, отчества, адреса, реквизитов свидетельства о собственности на помещение, подписью собственника.
Если в собрании принимает участие представитель собственника, то необходимо приложить доверенность.
Правом голоса на общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме обладают собственники помещений в данном доме. Количество голосов, которым обладает каждый собственник, пропорционально его доле в праве общей собственности на общее имущество в данном доме (ст. 48 ЖК РФ).
Перечень объектов общего имущества и порядок определения долей в праве общей собственности установлены ст. 36, 37 ЖК РФ.
7 правил проведения собрания
При этом доверенность, выданная собственником представителю, может быть оформлена в простой письменной форме и удостоверена по месту работы, учебы, жительства.
Голосование проводится по каждому вопросу повестки дня после его обсуждения. Для подведения итогов голосования должна быть создана счетная комиссия, состав которой утверждается общим собранием. Любое решение общего собрания оформляется протоколом в порядке, установленном общим собранием собственников помещений в данном доме (п. 1 ст. 46 ЖК РФ).
8. Как оформлять решения?
ЖК РФ не устанавливает каких-либо требований к форме протокола. Но согласно традициям ведения общих собраний протокол должен быть составлен в письменной форме, подписан председателем и секретарем, а также членами счетной комиссии. В протоколе в обязательном порядке указываются дата, место проведения общего собрания собственников и повестка дня. Законом установлено, что решения общего собрания собственников должны быть доведены до сведения всех собственников помещений, в том числе и не принявших участие в собрании, в течение десяти дней со дня принятия этих решений (ст. 46 ч. 3 ЖК РФ).
Развитие малого предпринимательства в России
Развитие малого предпринимательства в сфере услуг
Бизнес-план
Бизнес-планирование в деятельности предпринимателей
Бизнес-план примеры
Зачем нужен бизнес план
Назад | | Вверх
©2009-2018 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт.
Все готовы работать?
Да….
Прекрасно, идем и работаем!
Знакома ситуация?
Собрание смены является самым ценным элементом общения с Вашими сотрудниками. Вы получаете возможность мотивировать их, информировать о том, какие ключевые темы и вопросы необходимо решить сегодня и выслушать их идеи и предложения.
Основные цели собрания смены:
1. Повысить энтузиазм сотрудников, которые должны понимать конкретные цели, поставленные на данный день (мотивация на уровне личности);
Как организовать и успешно провести собрание
Добиться успешной работы в команде (мотивация группы);
3. Увеличить объем продаж и уровень выручки, предоставляя безупречное качество обслуживания;
4. Постановка цели и определение конкретной задачи на смену. (Например, план на декабрь 2 000 000 рублей, план на день 64 516 рублей).
Способы, при помощи которых можно достичь заявленных целей собрания:
1. Мотивация сотрудников
2. Информирование сотрудников
3. Эффективное выслушивание сотрудников
Собрания
Они позволяют проводить непрерывное обучение, нацеленное на выполнение конкретных задач, не отводя на это много времени. Поэтому, можно говорить о наличии следующих преимуществ подобного способа.
Преимущества :
Для покупателя - улучшение атмосферы обслуживания.
Для персонала - возможность непрерывного обучения, повышение квалификации.
Для руководителя, директора магазина - улучшения взаимопонимания с персоналом, выявление потребностей сотрудников.
Для организации - формирование корпоративной культуры организации и командного духа ее сотрудников.
Стандарты проведения собрания смены
При проведении собрания смен необходимо следовать определенным стандартам, среди них следующие:
1. Структура собрания должна быть простой
2. Проверяйте на практике, как сотрудники усвоили информацию
3. Подводите итоги собрания
4. Прогнозируйте и эффективно решайте возникающие проблемы
5. Делайте заключительный обзор
Структура собрания должна быть простой
Приветствие – может быть разным, в зависимости от стиля ведения собрания управляющим. Основная цель приветствия, привлечь внимание всех сотрудников, а также это подходящее время проинформировать сотрудников о том, какой у Вас объем продаж в магазине на сегодняшний момент.
Вкратце сообщите им те основные вопросы , о которых Вы собираетесь говорить на сегодняшнем собрании. Т.о. Вы сделаете краткий обзор содержания Вашего собрания. Обзор должен быть обязательно коротким, например:
«Сегодня мы обсудим способы увеличения объема продаж и то, что мы будем делать в праздничные дни».
«Сегодня мы с вами повторим этап вступления в контакт с покупателем, так как он является одним из самых важных. Ведь именно на этом этапе клиент решает: хочет он с вами общаться или нет».
Основная часть собрания
В основной части проведения собрания Вы должны разъяснить сотрудникам каждый основной вопрос, при этом следует использовать эффективные способы изложения информации, чтобы сотрудники лучше запомнили основные пункты и общее содержание собрания.
Например : название темы – использование существующих возможностей для повышения продаж. Обсудите с сотрудниками, как можно улучшить качество обслуживания клиентов в период праздничных дней.
Используйте управляемую дискуссию . Попросите сотрудников предложить свои идеи, свои мысли по теме собрания. Запишите все варианты ответов.
Вопросы и ответы
На этом этапе Вы имеете возможность получить обратную связь от сотрудников. Они могут задавать Вам вопросы, которые относятся или нет к основным темам обсуждения. Предоставляя обратную связь и, задавая вопросы, Вы должны быть конкретны.
Например: Нужна ли Вам, какая либо информация по организации работы в праздничные дни?
Обзор
На данном этапе Вам необходимо кратко напомнить о том, о чем Вы говорили в течение всего собрания.
В конце собрания Вы должны сделать заключительный обзор целей, которые Вы установили на данную смену, чтобы сотрудники почувствовали их важность и чтобы Вы смогли убедиться, что эти цели понятны, конкретны и реально выполнимы . Обзор должен быть коротким, и он не должен добавлять новых идей. Будет лучше, если Вы будете задавать открытые вопросы по ключевым темам, которые обсуждались во время проведения собрания.
Например: «Ирина, расскажи нам, пожалуйста, что ты сегодня узнала о том, как можно улучшить обслуживание покупателей в период праздничных дней»
Подобный обзор поставленных целей также позволит убедиться Вам в том, что они:
реалистичны и конкретны , а также в том, что сотрудникам может понадобиться дальнейшее развитие или обучение в течение дня.
Заключение - призыв
Призыв к действию. Необходимо, как можно больше энтузиазма вдохнуть в сотрудников перед началом работы…
Возможные проблемы
Необходимо, чтобы Вы заранее планировали возможность возникновения, каких – либо проблем. Типичные проблемы, которые могут возникнуть во время проведения собрания смены, следующие:
- Неправильный выбор места проведения собрания. Вы должны выбирать место проведения собрания, которые лучшим образом подходили бы для разрешения вопросов, возникающих у Ваших сотрудников или обсуждения основных тем, подготовленных Вами к данному собранию. Например, если основной темой проведения собрания является качество обслуживания покупателей на кассе – проводите собрание возле ящика ККМ.
- Отклонение от темы обсуждения . Если Вы будете строго соблюдать структуру проведения собрания, то сможете избежать возможных отклонений от темы. Если отклонения все же произошли, Вы должны постараться вернуться к основной теме обсуждения. Например:
- «Светлана, это очень интересная мысль и мы ее обсудим завтра на собрании, а сейчас нам необходимо вернуться к тому, чтобы обсудить эффективные способы обслуживания нашего покупателя во время праздничных дней».
- Слишком много основных тем обсуждения . Если Ваши сотрудники будут перегружены информацией, то они будут в замешательстве и не смогут запомнить основные вопросы. Основных тем обсуждения в идеале должно быть не более 3-х. Если при обсуждении данной темы Вам необходимо использовать ролевую игру или демонстрацию какого- либо навыка или процедуры, то отведите на одно собрание только одну тему для обсуждения.
- Сотрудники, отстающие в своей работе от других . Вам не следует публично критиковать или ругать таких сотрудников. Сразу, после окончания собрания, обсудите проблему сотрудника с ним наедине.
Дорогие коллеги, мы надеемся, что данная статья будет для Вас полезна. Что Вам понравилось больше всего? Что захотелось применить? Напишите нам отзыв или оставьте интересующие Вас вопросы.
Отслеживайте новые статьи, получайте результат!
С уважением, команда Diamond-training
