Расчет отпускных выплат. Как начисляются отпускные: правила, порядок и примеры

Чтобы заслужить ежегодный оплачиваемый отпуск, сотрудник должен проработать в организации определенное время. Мы расскажем вам, сколько дней отпуска начисляется в месяц, и для вашего удобства приведем практические примеры расчетов.

За какой период предоставляется отпуск и с какого дня он исчисляется

В соответствии со ст. 122 ТК РФ отпуск сотруднику предоставляется за прошедший рабочий год. Это 12 месяцев, отсчет которых ведется со дня приема на работу.

Если сотрудник отработал целый год и не был в отпуске, то он просто должен получить отпуск за этот год.

Обратите внимание

Законодательством предусмотрена денежная компенсация за неиспользованный отпуск в двух случаях: при увольнении работника и в случае, если отпуск превышает 28 календарных дней. Подробнее читайте в этой

Если работник не отдыхал ни разу за несколько лет, ему нужно предоставить неиспользованные отпуска за каждый рабочий год. Их следует занести в график отпусков, предупредив работника под роспись хотя бы за 2 недели. Сотрудник будет обязан отгулять отпуск (ст. 123 ТК РФ) .

Важно! Ст. 124 ТК РФ запрещает не отпускать работника в отпуск 2 года подряд. Поэтому предоставлять неиспользованные отпуска стоит в хронологическом порядке, хотя четких указаний по данному поводу нет.

Работник также вправе попросить дать ему некоторую часть неиспользованного отпуска в сроки, которые не предусмотрены графиком. Если начальство согласно, оно отпустит сотрудника, такие права у него есть.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска

Ч. 1 ст. 115 ТК РФ наделяет каждого работника правом брать ежегодный оплачиваемый отпуск длительностью 28 календарных дней . Его продолжительность увеличивается для следующих категорий работников:

занятых на опасных и вредных производствах;
несовершеннолетних;
инвалидов;
имеющих ненормированный рабочий день.

Добавочные дни отдыха получают также сотрудники на периоды командировок, временной нетрудоспособности, сдачи сессии в вузе.

Сколько дней отпуска работник получает за каждый отработанный месяц

Чтобы определить, сколько дней отпуска положено за 1 месяц работы, нужно воспользоваться простой формулой:

28 (количество дней основного оплачиваемого отпуска) / 12 (месяцев) = 2,33 дня.

Именно столько дней отпуска зарабатывает за каждый месяц большинство людей.

Как рассчитывается для тех, кому положен дополнительный отпуск

В большинстве случаев продолжительность основного отпуска - 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Работники зарабатывают за каждый месяц 28/12 = 2,33 дня отпуска.

Также есть некоторые работники (педагоги, врачи, научные сотрудники), у которых основной отпуск длится не 28 дней, а 36, 42, 48 либо 56.

В таких случаях нужно сложить все дни основного и дополнительного отпусков, а затем высчитать число дней отпуска, которые зарабатываются за 1 месяц.

Практический пример расчета на цифрах

Основной отпуск длится 28 календарных дней. К сотруднику прибавляют еще 3 дня (это минимальное число). Количество дней отпуска за месяц работы составит: (28+3)/12 = 2,58 дня отпуска.

Практически всегда это число с дробью. Только сезонным работникам и тем, кто работает по трудовым договорам, заключенным на срок менее 2 месяцев, выплачивают компенсацию из расчета: 2 рабочих дня за 1 месяц работы (ст. 291 и ст. 295 ТК РФ).

Сколько дней отпуска накапливается за месяц — расскажет представитель Минтруда РФ в видео ниже:

Как рассчитывается, если отработано несколько месяцев и неполный месяц

Рассмотрим, как производится расчет отпуска при неполном отработанном месяце, если сотрудник трудился в компании с 01.09.2016 по 05.05.2017. Это 8 полных месяцев (01.09.2016 - 31.04.2017) плюс 5 дней. Если неполная часть месяца больше или равна 15 дням, то она округляется до 1 месяца. Если меньше - отбрасывается. 5 дней из нашего примера не учитываются, будет считаться, что сотрудник проработал 8 месяцев.

Число дней отпуска определяется по формуле:
количество дней, идущих в счет отпуска за каждый отработанный месяц, х количество отработанных месяцев.

В рассматриваемом примере итог будет такой: 2,33 х 8 = 18,64 дня.

Как округляются дроби при подсчетах

Если получились дроби, то их и нужно указывать в записке-расчете. Если вам удобнее округлить, делайте это не по арифметическим правилам, а в пользу работника. 17,78 округляйте до 18, а 10,29 - до 11.

Если у вас остались вопросы по теме статьи, задавайте их в комментариях ниже

Поводом для проведения начислений по отпускным работников предприятий и организаций является приказ руководителя. Документ составляется согласно унифицированной форме Т-6 (по единичному случаю) или Т-6А (для нескольких работников). Прилагаемый к приказу расчет отпускных в 2014 году оформляется по утвержденной форме Т-60 («Записка-расчет о предоставлении отпуска»). Все перечисленные формы документов введены в действие Госкомстатом РФ (Постановление от 05.01.2014 г. №1).

Расчеты по начислению сумм отпускных производятся с учетом средней совокупной зарплаты за период — 12 месяцев, предшествующих отпуску. Во внимание принимается средняя заработная плата работника, которая была начислена и выплачена фактически, согласно отработанному времени и без учета рабочего режима. Расчет проводится с учетом календарных месяцев, с 1-го по 30-е или 31-е число.

Формула:

Сумма отпускных выплат = среднедневной заработок Х число дней отпуска

Расчет среднедневного заработка

Размер дневного заработка сотрудника определяется как отношение начисленной совокупной зарплаты (учитываются все выплаты, согласно п.2 Положения об особенностях расчетов среднего заработка) за период к 12-ти месяцам и среднему числу календарных дней, которое определено законом. В 2014 году этот показатель равен 29,3 (изменения ст. 139 Трудового кодекса 02.04.2014 № 55-ФЗ).

Исключать из суммы совокупного дохода работника следует выплаты в период его отсутствия. А именно в случае, когда:

осуществлялось сохранение заработка за работником, кроме перерывов, используемых для кормления ребенка;
сотруднику выплачивалось пособие по нетрудоспособности, беременности и родам;
на предприятии происходили вынужденные простои, возникшие не по вине работника или иным внешним объективным причинам;
в связи с забастовкой работник не имел возможности выполнять свои обязанности, но не принимал участия в ней;
работник использовал дополнительные оплачиваемые выходные по уходу за ребенком-инвалидом;
работник был освобожден от выполнения обязанностей с сохранением заработной платы (полностью или частично), либо без оплаты труда (п.5 Постановления 922).

Метод расчета среднедневного заработка выглядит следующим образом:

Формула:

Среднедневной заработок = (Сумма начисленной зарплаты (с учетом премий, надбавок, выслугу лет и пр.) / 12 месяцев) / 29,3

Данная формула может служить условным методом расчетов, поскольку на практике бухгалтеру приходится использовать более сложные способы расчета. Связано это с тем, что работник в течение периода мог находиться на больничном, в отпуске. А значит нельзя принимать во внимание, что все 12 месяцев отработаны полностью.

Период расчета

Периодом расчета принимаются 12 месяцев, предшествующие дате оформления отпуска работника, а средним числом календарных дней месяца 29,3. В случае если сотрудник отработал менее 12-ти месяцев, алгоритм расчета будет усложнен. Бухгалтеру необходимо будет исключить из среднего заработка периоды, во время которых работник не выполнял свои обязанности, и расчет будет произведен в несколько этапов.

Формула:

Среднедневной заработок = сумма начисленных выплат / число дней расчетного периода

Число дней за расчетный период исчисляется путем суммирования дней полностью и частично отработанных месяцев.

Формула:

Число дней полностью отработанных месяцев = количество полностью отработанных месяцев Х 29,3

Дни неполных месяцев вычисляются по факту присутствия работника на рабочем месте, согласно приказам, распоряжениям, больничным листам и т.п.

Формула:

Число не полностью отработанных дней = (29,3/число календарных дней месяца) Х число календарных дней отработанного времени

Следует учитывать, что уплате подлежит налог на доход физического лица и взносы по страхованию, согласно п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 224, п. 1, 2, 4, 6 ст. 226 НК РФ; ст. 7, 8 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ; п. 1 ст. 5, п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Размер тарифов страховых взносов зависит от того, превышает ли сумма совокупных выплат работнику, начисленная нарастающим итогом с начала периода, установленный лимит 624 тысячи рублей. (ст. 8, 10 Федерального закона № 212-ФЗ, п. 1 постановления Правительства РФ от 10.12.2012 г. № 1276).

Оплату трудовой деятельности работника, не связанной с воспроизведением или приобретением основных и нематериальных средств, можно признать расходом на заработную плату в целях налогообложения прибыли, что регулируется п. 7 ст. 255, п. 4 ст. 272 Налогового кодекса РФ. При это размер страхового взноса относят к иным расходам, что определено подпунктом 1, 45 п. 1 ст. 264, подпунктом 1 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ.

Примеры расчета отпускных

Пример A

Сотрудник предприятия Сидоров оформлен в оплачиваемый отпуск с 25 мая 2014 г. сроком на 29 календарных дней. Рабочий стаж Сидорова составляет более 3-х лет, ежемесячный оклад согласно штатному расписанию – 18000 рублей. В мае прошлого года работник находился в отпуске 29 дней (с 1-го по 29-е число).

Расчет заработной платы за данный месяц:

18000 руб. / 18 д. х 2 д. = 2000 руб.

Число дней, отработанных в периоде:

29,3 д. / 31 д. х 2 д. = 1,89 д.

В сентябре 2013 года Сидоров находился на больничном 4 дня, и заработок за этот период составил:

18000 руб. / 21 д. х 18 д. = 15428,57 руб.

Количество дней месяца, которые были отработаны в период:

29,3 д. / 30 д. х 26 д. = 25,4 д.

За 12 месяцев периода заработная плата и фактически отработанные дни составят:

Дата	Заработная плата	Кол-во дней
Май 2013 г.	2000 руб.	1,89 д.
Июнь 2013 г.	18000 руб.	29,3 д.
Июль 2013 г.	18000 руб.	29,3 д.
Август 2013 г.	18000 руб.	29,3 д.
Сентябрь 2013 г.	15428,57 руб.	25,4 д.
Октябрь 2013 г.	18000 руб.	29,3 д.
Ноябрь 2013 г.	18000 руб.	29,3 д.
Декабрь 2013 г.	18000 руб.	29,3 д.
Январь 2014 г.	18000 руб.	29,3 д.
Февраль 2014 г.	18000 руб.	29,3 д.
Март 2014 г.	18000 руб.	29,3 д.
Апрель 2014 г.	18000 руб.	29,3 д.
Итого:	197428,57 руб.	320,29 д.

Среднедневной заработок исчисляется следующим образом:

197428,57 руб. / 320,29 д. = 616,41 руб.

Сумма отпускных составит:

616,41 руб. х 28 д. = 17259,36 руб.

Налог на доход физического лица, который будет удержан:

17259,36 руб. х 0,13 = 2243,72 руб.

К выплате сотруднику подлежит сумма:

17259,36 руб. – 2243,72 руб. = 15015,64 руб.

Расчет отпускных при досрочном отпуске

По истечении 6-ти месяцев работы на предприятии работник имеет право на оплачиваемый отпуск, однако этой возможностью он может воспользоваться и до истечения шестимесячного срока (статья 122 ТК). Продолжительность такого отпуска должна быть согласована с работодателем.

При этом законом (письмо Роструда от 24.12.2007 г. № 5277-6-1) не запрещено использовать все дни положенного отпуска. Как правило, работодатели не препятствуют такой ситуации, поскольку имеют законное право удержать из заработной платы работника сумму задолженности за неотработанные дни (статья 137 ТК).

Расчеты по отпускным выплатам в этом случае будут исчисляться иным способом, нежели в ситуации с полной отработкой положенного периода. В «Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» предусмотрены подобные методики расчетов. В частности, если у работника за период расчета (и до него) отсутствует факт начисления зарплаты за отработанные дни, средняя величина заработка будет рассчитана с учетом заработной платы за фактически отработанные дни месяца, в котором оформлен отпуск. Рассчитываться среднедневной заработок будет по аналогии с методом расчета зарплаты за дни в месяцах, отработанных не полностью.

Пример Б

Сотрудник оформляет отпуск с 19.05.2014 г. сроком на 14 дней, отработав на предприятии неполный месяц (с 01.05. по 18.05.2014 г.). Начисленная заработная плата за данный срок составила 17000 руб.

Расчет отпускных будет следующим:

Число дней в периоде расчета будет равным 29,3 / 31 д. х 18 д. = 17,01 д.

Среднедневной заработок составит: 17000 руб. / 17,01 д. = 999,41 руб.

Общая сумма отпускных: 999,41 руб. х 14 д. = 13991,74 руб.

На оплату налога на доходы физлица необходимо удержать: 13991,74 руб. х 0,13 = 1818,93 руб.

К выплате сотруднику подлежит сумма: 13991,74 руб. – 1818,93 руб. = 12172,81 руб.

Оформление отпуска в случае переведенного сотрудника

Ситуация с начислением отпускных работнику, переведенного с другого предприятия, аналогична расчетам, проводимым по досрочным отпускам. В соответствии со ст. 72.1 ТК, работник имеет право по письменному заявлению перевестись на работу к другому работодателю.

Для расчета средней суммы заработка использовать данные стажа и выплат на предыдущем месте работы не нужно, так как перевод (согласно п.5 ст. 77 ТК) является основанием для прекращения договорных отношений работника и бывшего работодателя. А значит, предполагает полный расчет: проводятся все выплаты и компенсации, в том числе за неиспользованный отпуск.

Алгоритм исчисления среднего заработка работника в этом случае будет следующим:

подсчет отработанных по факту дней;
определение суммы выплат за данный период;
подсчет числа календарных дней отработанного времени;
расчет среднедневного заработка;
определение суммы оплаты.

Начисление отпускных совместителю

Согласно статьи 286 Трудового кодекса, лицам, работающим по совместительству, очередной отпуск должен быть предоставлен одновременно с отпуском, оформляемым по основному месту работы. У отдельной категории работников их продолжительность может быть разная, т.е. отпуск по основному месту работы (56 дней) превышает длительность отпуска совместителя (28 дней).

Оплачивать дни сверх положенного отпуска совместителю работодатель не обязан. Однако законом запрещено (статья 286 ТК) не предоставлять удлиненный отпуск. В таких случаях работнику предлагается оформить часть отпуска без оплаты. Для этого требуется его письменное заявление, документы с основного места работы, подтверждающие сроки предоставления отпуска по основному месту работы.

Бухгалтер, специализирующийся на оплате труда, часто сталкивается с начислением отпускных выплат.

Причём встречаются такие случаи, как предоставление отпуска совместителю, новому работнику, не отработавшему полгода с момента поступления на работу, и другие интересные моменты.

Прочитав эту статью, вы узнаете, как выполнить расчёт отпуска в 2019 году и ознакомитесь с примерами расчёта отпускных выплат.

Законодательное регулирование

Самым важным нормативным документом в плане организации и оплаты труда является Трудовой Кодекс РФ. Для учёта отпуска в нём выделена целая глава под номером 19.

Кроме этого, для регулирования отдельных вопросов по предоставлению отпуска сотрудникам были приняты Федеральные законы и Постановления Правительства РФ.

В частности, Постановление № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 г. решает возможные проблемы по вычислению среднего заработка.

Базисным локальным актом на предприятии, является коллективный договор , который заключается между сотрудниками организации и работодателем. В нём прописываются все основные нюансы предоставления ежегодного отпуска. Кроме этого, ключевые моменты в предоставлении отпуска конкретного работника устанавливаются в трудовом договоре.

Виды отпуска и условия его предоставления

Трудовой Кодекс РФ гарантирует работникам организаций следующие виды отдыха :

отпуск без сохранения заработной платы.

Первые два вида отпусков являются оплачиваемыми. Основной отпуск даётся на 28 календарных дней. Сотрудник организации может выйти в отпуск после полугодовой непрерывной работы.

Специалистов определённых категорий работодатель вправе отправить в отпуск с их согласия, не дожидаясь 6-месячного стажа в организации.

представители слабого пола перед и сразу после него;
работники – усыновители детей, не достигших возраста 3 месяца;
работники, моложе 18 лет.

В последующие годы работы на предприятии сотруднику отпуск в любое время.

Для определённых специалистов установлен удлинённый ежегодный отпуск . Его предоставляют на основании Трудового Кодекса и других федеральных законов.

В частности, ими являются:

Дополнительные отпуска с сохранением средней зарплаты устанавливаются сотрудникам организации:

за , отклоняющихся от нормальных;
за особый характер работы;
за ненормированность рабочего дня;
за труд в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям;
в других, законодательно установленных случаях.

Кроме вышеперечисленных, коллективный договор может предусматривать специальные дополнительные отпуска для отдыха работников.

Как рассчитывается количество отпускных дней

Если стаж работника составляет полный год у работодателя, то исчислить количество отпускных дней не составит особого труда. Продолжительность отпуска конкретного работающего человека прописывается в трудовом договоре при приёме его на должность. Обычно через год работы в организации предоставляют отпуск в том количестве дней, который установлен в этом документе или же его половину.

Бывают случаи, когда работник просит отпуск до истечения года исполнения своих обязанностей или же решает увольняться. В таких случаях приходится вычислять, сколько дней отдыха ему полагается этому сотруднику.

Его можно вычислить по формуле :

К = (М * Ко) / 12,

К – это количество причитающихся дней отпуск за то время, что он проработал в организации,
М – количество отработанных в полной мере месяцев,
Ко – количество дней отпуска, установленного за год работы.

Например. Непрерывный стаж работника в организации составляет 7 месяцев. В трудовом договоре прописано, что за год работы ему причитается 44 дня отпуска. Количество дней отпуска, который полагается ему на этот момент составляет: (7 мес. * 44 дня) / 12 месяцев = 25,67 дней.

При расчёте отпускных дней необходимо отработанное количество месяцев округлять до целого месяца . По правилам округление следует делать следующим образом. Излишки, которые составляют менее двух недель, не берутся в расчёт. Если же излишки составляют более двух недель, то их необходимо округлить до целого месяца.

Например, сотрудник приступил к работе 8 апреля. Отпуск просит с 19 декабря этого же года. Получается, что он отработал в данной организации 7 месяцев и 9 календарных дней. Эти 9 дней отбрасываются, так как это количество дней меньше полмесяца. Расчёт выполняют исходя из 7 месяцев непрерывной работы.

Обычно при расчёте отпускных дней в конечном итоге получается дробное число. Многие бухгалтера для облегчения расчётов пользуются округлением его до целого числа, хотя законодательно нигде не прописана обязательность этого действия. При этом следует помнить, что округление надо делать в пользу работника, а не по логике арифметики.

Например, количество дней отпуска, который положен сотруднику при расчёте составило 19,31 дней. При выполнении округления выходит 20 дней.

Что учитывается при расчёте

В Постановлении Правительства России № 922 от 24.12.2007 г. рассмотрены вопросы, касающиеся исчисления среднедневного заработка. В нём указано, что расчёт размера средней зарплаты за день необходимо выполнять с учётом всех выплат, которые относятся к вознаграждениям за труд.

К ним относятся :

Заработная плата. Это должностной оклад, тарифная ставка, оплата по сдельным расценкам, оплата в процентах от выручки и прочие, в том числе и зарплата в недежной форме.
Различные надбавки и доплаты. Это всякого рода стимулирующие и компенсационные выплаты, северные коэффициенты и районные надбавки.
Премии по итогам работы и другие вознаграждения.
Другие виды выплат, относящиеся к вознаграждениям за труд.

Для выведения средней зарплаты нужно брать только те начисления, которые были сделаны за фактическое время работы и за работу, которая была выполнена по факту. Из этого следует, что при вычислении среднедневной зарплаты не надо учитывать нижеперечисленные начисления:

пособия и другие выплаты, финансируемые за счёт Фонда социального страхования;
выплаты, произведённые на основании среднего заработка (к ним относятся отпускные выплаты, оплата во время командировки);
единоразовые премии, не относящиеся к оплате за труд (премия к определённым праздникам);
подарки и материальная помощь;
прочие начисления, не относящиеся к вознаграждению за труд.

В отношении периодов работы , включающихся в расчёт отпуска, действует тот же принцип. В расчётный 12-месячный период входит только то время, которое по факту было отработано работником.

Для расчёта отпуска из общего годового стажа выкидываются нижеуказанные периоды :

время, когда за работником сохраняется право на получение средней зарплаты;
время, когда сотрудник находился на или в ;
выходные дни с сохранением зарплаты, которые выделяются для ухода за инвалидами;
период освобождения сотрудника от работы (прогул, простой и др.).

Порядок вычислений

Периодом для начисления отпускных выплат является 12 предшествующих отпуску месяцев.

Бывают ситуации, когда сотрудник организации не имеет начислений по оплате труда за этот промежуток времени или же он в это время фактически не работал. В таком случае за расчётное время необходимо взять те 12 месяцев, которые идут перед расчётным годом. При отсутствии начислений и отработанных дней и за 2 года до отпуска, то среднедневная зарплата вычисляется на основе данных месяца, в котором работник выходит в отпуск.

При полном отработанном времени

Идеальный случай, когда работник за весь расчётный период не выходил в отпуска и на больничный лист. Тогда у него будет полностью выполнена норма его рабочего времени.

В такой ситуации отпускные начисляются по конкретной формуле :

Зд = Зг / (12 * 29,3)

Зд – среднедневной заработок,
Зг – годовой размер зарплаты,
29,3 – среднемесячное количество календарных дней.

Годовой размер начисленного вознаграждения за труд получается в результате суммирования начисленной зарплаты за те 12 месяцев, которые предшествуют отпуску.

При неполном отработанном времени

Формула, рассмотренная выше, не подойдёт для расчёта отпуска в ситуациях, когда 12 расчётных месяцев отработаны работником не полностью.

Здесь необходимо пользоваться другой, более сложной формулой :

Зд = Зг / (М * 29,3 + Д * 29,3 / Дн)

М – количество отработанных в полном объёме месяцев,
Д – количество отработанных календарных дней в неотработанных месяцах,
Дн – норма календарных дней в неотработанных месяцах.

Примеры

Случай 1. Сотрудник желает выйти в отпуск с 20 февраля на 15 дней. С февраля прошлого года по январь текущего года он работал без перерывов. За это время ему начислено 198 750 рублей, из которых 13 тысяч рублей – премия к профессиональному празднику. При расчёте отпуска необходимо сумму этой премии вычесть из общего заработка. Получается 185 750 рублей. Среднедневная зарплата будет составлять 185 750 / (12 * 29,3) = 528,30 руб. В итоге работник за 15 дней отпуска получит 528,30 * 15 = 7924,50 руб.

Случай 2. Работник берёт отпуск с декабря на 21 день. В расчётном периоде он находился на курсах повышения квалификации две недели в марте и в отпуске 10 дней в сентябре. Данные о его заработке и фактически отработанном времени приведены в таблице.

Месяц	Количество отработанного времени в календарных днях	Норма рабочего времени в календарных днях	Сумма начисленной заработной платы	Дополнительные выплаты
Декабрь	31	31	20000
Январь	31	31	20000
Февраль	28	28	20000
Март	17	31	27000	13000 руб. – оплата командировки
Апрель	30	30	20000
Май	31	31	20000
Июнь	30	30	20000
Июль	31	31	20000
Август	31	31	20000
Сентябрь	20	30	30000	18000 руб. – оплата отпуска
Октябрь	31	31	20000
Ноябрь	30	30	20000
ВСЕГО:	341	365	257000	31000

В расчёт среднего заработка будет входить заработная плата в размере 257 000 – 31 000 = 226 000 руб. Полностью отработана норма рабочего времени в 10 месяцах. В марте и сентябре он отработал всего 37 дней при норме в 61 календарный день.

Получается, в среднем за день данный сотрудник получает: 226 000 / (10 * 29,3 + 37 * 29,3/61) = 727,20 руб. Сумма отпуска за 21 день составит: 727,20 руб. * 21 дней = 15271,20 руб.

Правила и примеры расчетов представлены в следующем видеоматериале:

Всем работающим гражданам необходимо разбираться в методиках начисления денежных выплат работодателем. Зачем это нужно? Конечно, чтобы избежать ситуаций обмана, желаемого или нечаянного, без умышленного действия.

Трудовое законодательство защищает трудоспособное населения, гарантируя ему, дни отдыха с оплатой, в случае, если они работают продолжительное время, более полугода.

В расчет выплаты в отпускное время берут данные за рабочий год, то есть за 12 месяцев непрерывной работы, с учетом временной нетрудоспособности (больничных), премий, командировок. Так, исчисляя средний заработок за отработанный сотрудником год, специалисты начисляют отпускные, используя формулу.

Так как длительность среднего месяца установлена государством 29,3 дня, то средний дневной расчет получается в результате деления среднемесячного заработка, работающего на 29,3 дня. В последствии, оплата труда в отпуске исчисляется в зависимости от количества дней отдыха.

Правовая база расчета отпускных

ТК РФ является основным законодательным документом, регулирующим порядок, права и ответственность за начисление и выплату отпускных. При возникновении разногласий, конфликтов сторон, можно смело обращаться к Главе 19 с названием «Отпуска».

Внимание стоит обращать на выпуск Кодекса, так как законодательство постоянно претерпевает изменения, ежегодно вносятся поправки. Если актуальность данных будет утеряна, работник в ходе спора может выглядеть нелепо.

Помимо основного оплачиваемого отдыха, сотрудник имеет право на неоплачиваемый отпуск не более 14 дней. Правовая база также регулирует и срок, его продление или перенесение по желанию сотрудника или инициативе работодателя.

Всё чаще в практике отпусков находят место разделение его на части, работодатели предпочитают давать отдыхать своим сотрудникам два раза в год по две недели. Такой вариант является законным и основанием для исполнения служит ст.125 ТК РФ.

Право взять денежный эквивалент имеют все работники, за исключением работающих во вредных и опасных условиях и несовершеннолетних детей. Помимо прочего, в правовой базе прописано право, получить ежегодный отпуск беременной женщине перед уходом в декрет или после.

Также, письмом Миндздровсоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17 определяют порядок округления полученных цифр (только в большую сторону).

Отдельными документами можно выделить локальные нормативно-правовые акты организаций: положения об оплате труда, предоставлении отпусков, премиях и других материальных поощрениях работников фирмы, правила об очередных и дополнительных днях отдыха.

Кроме ТК РФ, условия труда и взаимоотношения в трудовой деятельности регулируются федеральными законами:

о занятости населения;
о профессиональных союзах, их правах и гарантиях;
о минимальном размере оплаты труда;
о гарантиях государства лицам, работающим в районах крайнего севера и других местностях, приравненных к ним.

Порядок и условия начислений

Сначала стоит сказать, что оплачиваемый отпуск - это право только тех работающих, кто трудится в компании более полугода.

Порядок начислений выглядит примерно так:

Берется расчет среднемесячной заработной платы, то есть, складывая всю сумму заработка за прошедший год, делят ее на двенадцать месяцев.
Затем рассчитывается среднедневная оплата труда как отношение исчисленного на первом этапе среднемесячного заработка к показателю 29,3. Эти цифры диктует государство. 29,3 – это средняя длительность одного месяца в году.
И, наконец, расчет суммы оплаты за отпуск, который включает в себя произведение среднедневной оплаты сотруднику его труда на количество отпускных дней.

Формула расчета

То есть формула выглядит так:

Сума заработка за год / 12 / 29,3 * количество отпускных дней.

При расчете отпускных в расчет берут не только сумму оклада, но и другие составляющие заработка:

ежемесячная премия;
доплаты за сложность выполняемых работ;
доплаты за класс;
ежеквартальные премии (вошедшие в расчетный срок);
один из премиальных окладов, чаще тот, сумма которого больше всех остальных по решению работодателя;
премия по итогам года;
надбавки за сверхурочную работу и другие ее виды;
привязанные доплаты к ставкам по тарифам;
надбавки и выплаты, связанные с уровнем мастерства и квалификации, повышающие размер оплаты;
доплаты за выслугу лет.

Пример:

Работник, отработавший целый год, получал заработную плату 50 000 рублей в месяц с 1.03.2015 по 1.01.2016. Ему готовы предоставить 21 день отпуска с 29.09.2016 по 19.10.2016. Расчет его отпускных будет следующим:

То есть за весь год сотрудник заработал 50 000*12=600 000 рублей. За год сотрудник брал несколько больничных, сумма оплаты, которых составила 60 000 рублей.

Из годового заработка сумма больничных вычитается, то есть 600 000 – 60 000 = 540 000 рублей. Теперь для нахождения среднемесячного заработка исчисляем: 540 000 / 12 = 45 000 рублей. Далее 45 000 / 29,3 = 1535, 84 рубля – это сумма оплаты одного рабочего дня. Отпускные за 21 день отдыха составят 1535,84*21=32 252,56 рубля.

В случаях, когда работник отработал более полугода, но менее года, ему предоставляют количество дней, пропорционально отработанному периоду.

То есть, к примеру, работнику, отработавшему 9 календарных месяцев, положен отпуск 21 день, то есть за каждый отработанный месяц сотруднику положено 2,33 дня отпуска, за исключением тех, чей ежегодный оплачиваемый отпуск составляет иное количество дней – педагоги (56 дней или 4,67 за каждый отработанный месяц).

Иные случаи

Увольнение

В случае если работник увольняется, у него есть два варианта: взять неиспользованный отпуск или денежную компенсацию, которая рассчитывается тем же способом, описанным выше. Полная компенсация положена увольняющемуся, который отработал полных 11 месяцев и не воспользовался данным правом на ежегодный отдых.

Чаще, в ежедневной практике отмечаются случаи, когда сотрудники берут отпуск с последующим увольнением. Так, они числятся еще сотрудниками организации, находящимися в отпуске, получают отпускные денежные средства и считаются уволенными в последний день отпуска, что оформляется в организации приказом об увольнении.

Это выгодно для сотрудника, поскольку еще один месяц идет плюсом к трудовому стажу. Такое правило распространяется и на тех, кто отработал неполных 11 месяцев, например, сотрудник, отработавший 10 месяцев и 17 дней.

В случае, если было использовано 14 дней отдыха, компенсация выплачивается за оставшиеся дни отдыха. Например, если сотрудник проработал полгода в фирме, и теперь увольняется, ему положена компенсация за 2,33*6=14 дней.

Уход за ребенком

Декретный отпуск не является основанием для того, чтобы лишить оплачиваемых дней отдыха работника, все права на данный вид отдыха аналогичны. За исключением того, что законами регулируется право уходящей в декретный отдых работницы на предоставление ежегодного отпуска до или после него, по инициативе сотрудницы.

Перевод работника

Ст. 127 ТК РФ регламентирует порядок предоставления отпуска при увольнении, в том числе и в связи с переводом на новое место работы, к другому работодателю. То есть, по сути, сохраняются все правила начисления отпускных, применимые по отношению к увольняющемуся, за исключением того, что причиной увольнения будет основание – перевод.

Отметим, что неиспользованные дни отдыха перенести к новому работодателю нельзя, то есть возможность перевестись, а затем уйти в отпуск уже с нового места работы не предоставляется сотруднику.

Досрочный отпуск

Данный вид отдыха положен сотрудникам, независимо от отработанного времени, а именно:

Тем, у кого супруга находится в декретном отдыхе по беременности и родам.
Родителям для поступления детей в учебное заведение среднего и высшего образования, работающим в условиях Крайнего севера и приравненных к ним регионам.
Совмещение по месту не основной работы.

Подробнее в ст.123 ТК РФ, ст.322.

Сроки начислений / выплаты

После того как произошел расчет, начисление оплаты произойдет, как и в обычные трудовые будни, в дни заработной платы. Чаще всего это 10 число месяца, следующего за отработанным.

Особенности и нюансы

Некоторые задаются вопросом – неужели нельзя взять дни отдыха, если я отработал менее полугода в компании? Ответ – можно, так как в нормативно – правовой базе государства, регулирующей взаимоотношения сотрудника и компании прописано, что работодатель имеет право на данной действие.

Но важно понимать, в чем отличие права от обязанности. То есть при благоприятных условиях для взятия дней отдыха, нормальных отношениях, все же есть возможность взять оплачиваемые дни ранее обозначенного срока.

При расчете выплат, не берут суммы, выплаченные в качестве материальной помощи, компенсации за рабочую форму, выплаты на питание и проезд, оплаты командировочных расходов и больничных, а также другие виды социальной финансовой помощи от предприятия.

Начисления в 2016 г.

В 2016 году за среднемесячную продолжительность берут коэффициент 29,3, который был снижен с показателя равного 29,4 за счет увеличения количества праздничных дней в этом году.

Существует множество нюансов при определении отпускных, начиная от учета премий, больничных, командировок и заканчивая тем, какие дни необходимо учитывать. Рассмотрим на примерах порядок оплаты за полагающийся отдых.

В целом порядок расчета отпускных несложен. Отпускные рассчитывают исходя из среднего дневного заработка сотрудника. и постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 (далее - Постановление) определяют порядок их расчета.

Расчетным периодом для определения отпускных считаются 12 полных календарных месяцев, предшествующих тому месяцу, в котором начинается отпуск.

Для расчета среднего заработка необходимо сложить заработную плату за последние 12 календарных месяцев, которую затем разделить на 12 и на 29,4 (число календарных дней, приходящихся на расчетный период). Тогда отпускные рассчитываются по формуле:

Сумма отпускных = Средний дневной заработок х Количество календарных дней отпуска

Пример 1

Менеджер Р.Л. Сомов работает в ООО «Астра». Сумма выплат за год составила 540 000 руб. Предположим, что он взял отпуск на 21 день. В таком случае расчет среднедневной заработной платы составит:

540 000 руб. : 12: 29,4 = 1530,6 руб.

Определяем сумму отпускных:

1530,6 руб. х 21 = 32 142,8 руб.

Напомним, что для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ). Также суммы, учитываемые при расчете отпускных, указаны в пункте 2 Постановления. Это помимо заработной платы, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам и иных видов выплат у работодателя.

Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (дивиденды, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.).

Учет премий при расчете отпускных

Если компания выплачивает премии, существует особый порядок сумм. Все зависит от того, какие премии выплачивает организация: ежемесячные, квартальные, годовые.

Ежемесячные премии, которые начисляются вместе с заработной платой, учитываются полностью. При этом если, к примеру, премии установлены за достижение каких-либо показателей, то в расчетном периоде они принимаются к учету в однократном размере при достижении такого показателя.

Что касается квартальных премий, определено: если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает расчетного периода, то учитывать их нужно в фактически начисленных суммах. Если же начислены за период, превышающий расчетный, то их нужно учесть только в месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения.

Если период отработан не полностью, премию нужно включить в расчет пропорционально отработанному времени. Исключение составляют вознаграждения, которые выплачены с учетом фактически отработанного времени.

Пример 2

Начальник отдела продаж ООО «Астра» И.Д. Данилина собирается в отпуск на 10 дней с 18 июля 2012 года. Расчетный период год (с июля 2011 года по июнь 2012 года). Сумма доходов за год составила 780 000 руб. В апреле 2012 года Данилина была на больничном 14 дней. По итогам 2011 года она получила премию в размере 150 000 руб.

Так как премия выплачена по итогам года, но в апреле сотрудник находился на больничном, то ее необходимо скорректировать пропорционально отработанным дням:

(365 - 14) : 365 = 0,96164;

150 000 руб. х 0,96164 = 144 246,57 руб.

Общая сумма доходов, учитываемых для расчета отпускных, составит:

780 000 + 144 246,57 = 924 246,57 руб.

Расчетный период составит:

29,4 х 11 + 29,4: 30 х (30 - 14) = 323,4 + 15,68 = 339,08.

Определяем средний дневной заработок:

924 246,57 руб. : 339,08 = 2725,75 руб.

Отпускные составят:

2725,75 руб. х 10 = 27 257,5 руб.

Определяем расчетный период

При любом режиме работы расчет средней зарплаты работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного времени за 12 последних календарных месяцев. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Однако в действительности редко когда сотрудник полностью отработал расчетный период. Скорее всего, он отправлялся в командировку, брал отпуск за свой счет - такие суммы учитывать при расчете отпускных не нужно.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме перерывов для кормления ребенка;

б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или и родам;

в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

В формуле приведен порядок расчета отпускных, если сотрудник отработал полностью расчетный период. Она выглядит следующим образом:

Количество месяцев расчетного периода, которые отработаны полностью х 29,4

Если один из месяцев расчетного периода отработан не полностью, то количество календарных дней расчетного периода определяют по-другому:

29,4: Количество дней в месяцах, которые не полностью отработаны х Количество календарных дней в этом месяце, приходящееся на отработанное время

Общее количество календарных дней в расчетном периоде = Количество дней в месяцах, которые отработаны не полностью + Количество дней в месяцах, которые отработаны полностью

Пример 3

Начальник отдела продаж О.Л. Скобелев организации «Астра» в июне 2012 года оправился в отпуск на 14 дней. Расчет отпускных будет выглядеть следующим образом.

Расчетный период в организации - 12 месяцев. Значит, в расчет принимается время работы с мая 2012 года по июнь 2011 года. Оклад Скобелева составляет 60 000 руб. в месяц. В течение года он не получал премий. Заработная плата не повышалась и не индексировалась.

В апреле 2012 года сотрудник был в трехдневной командировке. В январе 2012 года находился на больничном 6 дней. В августе 2011 года Скобелев был в оплачиваемом отпуске 10 дней.

Для наглядности построим таблицу:

Месяц расчетного периода	Количество календарных дней в расчетном периоде	Количество фактических календарных дней, которые отработал сотрудник
Май 2012 года
Апрель 2012 года
Март 2012 года
Февраль 2012 года
Январь 2012 года
Декабрь 2011 года
Ноябрь 2011 года
Октябрь 2011 года
Сентябрь 2011 года
Август 2011 года
Июль 2011 года
Июнь 2011 года

Общая сумма выплат за расчетный период составила

Поскольку Скобелев отработал 9 месяцев полностью, то количество календарных дней, учитываемых при исчислении отпускных, составит:

в апреле: 29,4: 30 х 18 = 17,64;

в январе: 29,4: 31 х 10 = 9,48;

в августе: 29,4: 31 х 13 = 12,33.

Общее количество дней в расчетном периоде составит:

264,6 + 17,64 + 9,48 + 12,33 = 304,05. Определим средний дневной заработок: 662 842 руб. : 304,05 = 2180,04 руб. Отпускные полагаются в следующей сумме: 2180,04 руб. х 14 = 30 520,6 руб.

Период, включаемый в отпуск

Предоставление отпуска нужно отразить в личной карточке по форме (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В нее вносятся сведения о виде отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы), период работы сотрудника, количество календарных дней отпуска, дата его начала и окончания. Знакомить сотрудника с внесенными сведениями не нужно.

В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы и , утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) во время отсутствия сотрудника дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».

Бухгалтерский учет отпускных

С 2011 года все организации, за исключением малых - эмитентов публично размещаемых ценных бумаг, обязали формировать резерв на выплату отпускных. Теперь он признается оценочным обязательством, так как, создавая его, необходимо учитывать требования «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (утв. приказом Минфина России от 13 декабря 2010 г. № 167н, далее - ПБУ 8/2010). Данную позицию подтверждает также письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 07-0206/107. Однако для того, чтобы признать его в качестве такового, одновременно должны быть соблюдены следующие условия:

у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых событий ее хозяйственной жизни, исполнения которой организация не может избежать;
в результате ее исполнения вероятно уменьшение экономических выгод;
можно обоснованно оценить величину оценочного обязательства.

Оценочное обязательство по отпускам определяется на основании утвержденного на начало года графика отпусков. По нему можно оценить, какие затраты будут произведены на выплату отпускных сумм сотрудникам, порядок их предоставления, а также размер среднего заработка работников.

Нужно знать

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях.

К сожалению, в ПБУ 8/2010 не содержится конкретного порядка расчета ежемесячных отчислений в резерв. Поэтому вам предстоит разработать его самим, а выбранный способ закрепить в учетной политике компании.

В бухгалтерском учете оценочные обязательства отражаются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).

Величина оценочного обязательства относится на расходы по обычным видам деятельности или на прочие расходы либо включается в стоимость актива и отражается по дебету счета 20 (23, 25, 26 и др.).

Для начисления страховых взносов используются счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Если величина накопленного резерва меньше суммы начисленных отпускных, разница отражается по дебету счетов для учета затрат (счета 20, 25, 26, 44 и др.).

Проводки в бухгалтерском учете будут выглядеть следующим образом:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44...) КРЕДИТ 96

Начислен резерв на оплату отпусков работникам.

При начислении отпускных за счет созданного резерва сделайте записи:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70

Начислены отпускные работникам организации;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69-1, 69-2, 69-3

Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Если по окончании текущего года в резерве остались неизрасходованные суммы, то их необходимо сторнировать. Для этого сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 44...) КРЕДИТ 96

Сторнирована сумма неиспользованного резерва.

Налоговый учет

Расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска (отпускные выплаты):

учитываются при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (). Причем учитываются они на дату начисления ();
облагаются НДФЛ (). Поскольку отпускные признаются доходом работника и включаются в налоговую базу по НДФЛ;
облагаются страховыми взносами на обязательное социальное страхование;
облагаются взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 ст. 20-1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.