Понятие организации. Развитие организаций и их общие характеристики
Организация играет огромную роль в жизни общества, в отношении таких понятий, как эффективность, производительность, экономичность. Она является причиной, обусловливающей существование менеджмента, и поэтому составляет основу основ мира менеджеров.
Все определения менеджмента имеют отношение к организации. Изучить менеджмент невозможно, не усвоив, что такое организация И почему ею нужно управлять.
Что такое организация?
Организация - группа людей, деятельность которых сознательно, направленно или спонтанно координируется для достижения определенной цели .
Смыслом Существования любого человека является достижение определенных поставленных целей. Человек отдельных целей может достичь самостоятельно, но часто для решения поставленных задач усилий одного человека недостаточно. В этом случае достижение цели возможно группой людей. В современном менеджменте организацию определяют как объединение индивидов в единое целое для выполнения совместных действий .
В работе "Принципы организации" П.М. Керженцев дал определение организации: "Что такое организация? Организовывать, значит объединять людей для определенной работы. Именно объединение мы можем называть организацией" .
Ч. Бернарду предстоит определение организации как системы сознательно скоординированных персональных действий или сил [ 39].
Термин "организация" используется для характеристики двух понятий.
Первое значение - это определенная социальная единица или коллектив. То, что определяет организацию в данном конкретном смысле, - это социальные единицы, которые могут быть обособлены от других, исходя из того, что за люди являются их членами.
Второе значение термина касается организационных особенностей в рамках социальной единицы или коллектива. Единицы и коллективы в этом смысле "организованные" особым образом. Они обладают определенной формой руководства, должностными взаимоотношениями, количеством руководителей на одного работника, сформулированными правилами и обязанностями, методами принятия решений. Другими аспектами, которые используют для их характеристики. Организации, как коллективы, также владеют техникой, технологиями, физическим капиталом (зданиями, машинами и т.п.) и стратегиями для достижения целей.
Часто слово "организация" используется для определения структурной единицы и структурные подразделения, группы исполнителей отдельной работы, системы управления и т.п. Как правило, люди объединяются в организации в том случае, когда они не в состоянии самостоятельно решить какие-то проблемы.
Чтобы группа людей действительно считалась организацией, она должна отвечать следующим требованиям :
1. Наличие не менее двух людей, которые считают себя частью этой группы.
2. Наличие общей цели (желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены этой группы.
3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе для достижения общей для всех цели.
Другими словами, люди создают организацию для достижения общих целей. Ведь, когда нет общей главной цели, то нет и необходимости в создании организации. Именно цель является тем сменным элементом, что является необходимым в любой организации.
Приведенное определение организации подходит исключительно для формальной организации. Однако существуют неформальные организации, которые возникают спонтанно, и где люди вступают во взаимодействие достаточно регулярно.
Неформальные организации существуют везде, в том числе и в формальных организациях.
Например: Национальный авиационный университет является сложной организацией, имеет набор взаимосвязанных целей: подготовка специалистов, развитие науки и др., а ежегодный фестиваль "Студенческая весна" является неформальной организацией. Все сложные организации имеют не только набор целей, но имеют и общие характеристики.
Как отмечает Н.М. Мартыненко , в организации существует две органические внутренние формы разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, которые являются частями общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Вторая форма, названная вертикальным разделением труда, отделяет работу по координированию действий от собственно действий.
К наиболее существенных управленческих решений относится вопрос, как конкретно выполнить разделение труда в организации. Ведь правильное распределение и текущий перераспределение человеческих ресурсов во многих случаях определяет, насколько продуктивным может быть организация.
Любая организация имеет производственную, технологическую и социальную структуру, а также структуру аппарата управления. Распределение задач, связанных с орудиями труда и их объединения в определенной организационной форме, называют производственной структурой организации.
Технологическую структуру организации составляют рабочие места с материально-энергетическими процессами и технологическими связями между ними.
Социальная структура связана с самым ценным ресурсом организации - человеческими ресурсами. В ее рамках возникают индивидуальные и коллективные потребности, люди сами спеціалізують свою работу и выполняют поставленные задачи. Именно люди разрабатывают и внедряют все остальные структуры организации и принимают в них участие, они формируют собственные цели и подчиняют их достижению общей цели организации.
Структура аппарата управления представляет собой распределение управленческих работников по функциональным сферам и соответственно вертикального разделения труда.
Она является формой распределения не только формальных внутренних взаимоотношений между сотрудниками структуры аппарата управления, но и обязанностей и ответственности, которые возлагаются на конкретную должность, а также прав, которыми наделяется должность, в соответствии с возложенной на нее ответственности.
Объединяющую роль относительно рассматриваемых структур выполняет организационная структура управления как целостная система, которая разработана таким образом, чтобы работающие в ее рамках, имели возможность эффективно достигать поставленных перед ними целей.
Общими характеристиками организации являются:
1) Ресурсы: люди, капитал, материалы, технологии и информация для достижения целей (материальные, трудовые, финансовые, информационные). Они взаимосвязаны. Например: Фирма "IBM" использует фонды акционеров и банков (капитал) для закупки деталей (материалы), для строительства сборочных линий (технологии), оплаты труда (люди), чтобы производить компьютеры, в результате продажи которых будет прибыль. Информация используется везде, на каждом этапе производственного процесса.
2) Зависимость от внешней среды. Это свойственно любой организации. Национальный авиационный университет зависит от количества студентов, обучающихся по государственному заказу, от спроса в экономике на специалистов, постановлений Кабинета Министров, приказов Министерства образования и науки. Внешняя среда - это совокупность политических, юридических, экономических, социальных, финансовых, экологических и других факторов.
3) Горизонтальное разделение труда - наиболее очевидная характеристика организации. Это разделение всей работы на составляющие компоненты. Основы горизонтального разделения труда заложены Ф.Тейлором (1911 г.). Классическим образцом горизонтального разделения труда на предприятии являются: производство, маркетинг и финансы. Сложные организации осуществляют горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих конкретные задачи по достижению конкретных целей. Они называются отделами и службами. Таким образом, большие и сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных организаций и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно.
4) Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации разделяется на составляющие, то кто-то должен координировать ее для достижения эффективности. Вертикальное разделение труда отделяет работу по координации действий от самих действий. Деятельность по координуванню работы других людей и составлял сущность управления.
5) Необходимость в управлении. Чтобы организация могла добиваться поставленных целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального управления. Но в малых организациях часто не имеет четко выделенной группы управленцев (магазин, где 2 продавца, один из них кроме основной работы выполняет координирующую функцию).
Реально крупные организации стали возможны только тогда, когда стала ощущаться необходимость отделения управления от коммерческой или технической деятельности. Таким образом, процесс управления является необходимым условием функционирования любой системы.
Общими признаками управления является наличие цели и заданных параметров, динамический характер и причинная связь.
С точки зрения эволюции управленческой мысли относительно развития организаций четко различаются 4 различные школы управленческой мысли:
Школа научного управления (1885-1920 гг.);
Классическая или административная школа в управлении (1920-1930 гг.);
Школа психологии и человеческих отношений (1930-1950 гг.);
Школа науки управления (с 1950 г. по настоящее время).
На каждом из этапов сторонники различных теорий считали, что именно им удалось найти ключ к наиболее эффективному достижению целей организации.
Но это не так, и, однако, каждая школа внесла свой существенный вклад.
Концепция научного управления стала серьезным переломным этапом, благодаря которому управление стало признаваться как самостоятельная область научных исследований. Впервые руководители-практики и ученые увидели, что методы и подходы, применяемые в науке и технике, могут быть использованы в практике достижения целей организации.
Анри Файоль, которого называют отцом менеджмента, руководил большой французской компанией по добыче угля, то есть имел большой опыт управленческой деятельности.
Целью этого периода было создание универсальных принципов управления.
Период с 1920 г. по 1950 г. характеризуется как классическая или административная школа в управлении организацией.
Эти принципы касались двух основных аспектов:
Разработки рациональной системы организации;
Построения структуры организации и управления работниками. Определяя основные функции бизнеса, классики были уверены в том, что
могут определить лучший способ разделения организации на производство и маркетинг. С этим тесно связано и определение основных функций управления.
Значительный вклад А. Файоля в теорию управления заключается в том, что он впервые рассмотрел управление как универсальный процесс, состоящий из пяти взаимосвязанных функций, в том числе планирование и организация.
14 принципов управления Анри Файоля:
1) Разделение труда (Тейлор: конвейер).
Целью разделения труда является выполнение работы, большей по объему и лучшей по качеству при тех же усилиях. Это достигается за счет сокращения числа целей, на которые должны быть направлены внимание и усилия.
2) Полномочия и ответственность.
Полномочия - право отдавать приказ, ответственность - обязанность по его исполнению.
3) Дисциплина - послушание и уважение к достигнутым соглашениям между фирмой и ее работниками. Установление этих соглашений - одна из главных задач руководителей. Дисциплина предполагает справедливо применяемые санкции.
4) Единоначалие - у каждого один непосредственный руководитель.
5) Единство направления - каждая группа, действующая в рамках одной цели, должна быть объединена единым планом и иметь одного руководителя.
6) Подчиненность личных интересов общим.
7) Вознаграждение персонала - справедливая заработная плата за выполненную работу.
8) Централизация - условие, при котором право принимать наиболее важные решения остается за высшими уровнями управления. Необходима разумная пропорция между централизацией и децентрализацией.
9) Скалярное цепь - это ряд лиц, стоящих на руководящих должностях от высшего руководителя до руководителя низового звена.
10) Порядок - определенное место для всего и всех.
11) Справедливость - это сочетание доброты и правосудия.
12) Стабильность рабочего места для персонала (текучесть кадров снижает эффективность организации).
13) Инициатива - разработка плана и обеспечение его успешной организации.
14) Корпоративный дух. Союз - это сила. А она является результатом гармонии персонала.
Развивая взгляды на организацию с точки зрения системного подхода, следует отметить, что в ней существуют различные уровни. Независимо от уровня системы, анализируется, все организации имеют три универсальные элемента: готовность к сотрудничеству, общую цель, коммуникации.
Исследователи занимались вопросами взаимодействия социальной системы с технической системой работы. Наибольший вес в исследовании данной проблемы имеют разработки Е.Бекка. Он выделил пять основных элементов организации, а именно:
Функциональные спецификации организационных определений рабочих мест и ведомственных отношений;
Система статуса, что определяет людей в вертикальной иерархии власти;
Система коммуникаций, которая осуществляет передачу существенно необходимой информации;
Система вознаграждений, которая обеспечивает стимулы и средства управления в достижении организационных целей;
Устав организации, который включает все те элементы, которые сделали вклад в характер организации или качество существования организации .
Организации классифицируются по следующим признакам:
Способом создания (формальные и неформальные);
Целью создания (одноцільові - простые и многоцелевые - сложные);
Размеру (малые, средние, большие);
Юридическим статусом (юридические лица: предприятия, общества, ассоциации, объединения);
В зависимости от распределения функций управления и регламентирования деятельности (основанные на четком разделении функций, гибком распределении функций, комбинированного типа).
Если организация имеет одну цель - это простая организация. Но в экономике в основном действуют сложные организации, которые характеризуются набором взаимосвязанных целей.
С точки зрения менеджмента наибольший интерес вызывают формальные и неформальные организации. Хоть и другие классификационные признаки определяют качество и особенности функционирования организаций.
Организации разделяют на формальные и неформальные.
Ч.Бернард впервые определил организацию как конкретный социальный процесс, с помощью которого осуществляется определенное социальное действие. На его взгляд, социальные неудачи на протяжении всей истории обязаны неумению обеспечить человеческое сотрудничество в формальных организациях. Ч.Бернард отмечал, что формальная организация - это вид сотрудничества между людьми, которое является осознанным, преднамеренным и имеет определенные цели .
Формальные организации - это группы людей, деятельность которых сознательно планируется, организуется, мотивируется и контролируется с целью достижения определенной цели. В общем виде схема организации характеризуется следующими признаками:
Наличие разделения труда;
Группировки работы по видам работ;
Наличие системы подчиненности;
Существование управленческой иерархии;
Возможность группирования в подразделения.
Роль организации, ее характеристики и основные черты изучались на протяжении развития науки управления. В работах Г.Емерсона в качестве обязательных элементов организации рассматривались:
Наличие определенного плана или идеала;
Способность достичь и выполнить требования идеала;
Наличие необходимых ресурсов (человеческих, финансовых, материальных, организационных), которые дают возможность организации достичь и выполнить задание;
Наличие компетентных руководителей, которые заставляют организацию достичь поставленного идеала.
Изучение Ч.Бернардом формальных организаций дало возможность обеспечить сотрудничество и достижение трех главных целей:
1. Обеспечить выживание организации путем поддержания равновесия комплексного характера в среде физических, биологических и социальных материалов, элементов и сил в пределах организации, непрерывно меняются.
2. Исследовать важнейшие силы, к которым должно быть применено урегулирования.
3. Проанализировать функции исполнителей на всех уровнях управления и контроль над формальными организациями.
Современный менеджмент, говоря об организации, подразумевает, что организация является системой, то есть совокупностью взаимодействующих элементов, составляющих целостное образование, имеющее свойства, отличающиеся от свойств составляющих элементов. При этом система приобретает новые свойства, которыми не обладают элементы, из которых она состоит.
Формальная организация состоит из управляющей и управляемой подсистем. В дальнейшем термин "подсистема" можно заменить термином "система".
Управляющая система включает те составляющие элементы, которые обеспечивают процесс управления.
В состав управляемой системы входят элементы, которые обеспечивают непосредственно процесс производственной, хозяйственной, коммерческой и других видов деятельности.
Взаимодействие управляющей и управляемой систем показаны на схеме (рис.1.1.)
Рис.1.1. в
Каждая формальная организация в своем составе имеет неформальные объединения людей.
Неформальная организация, по определению Ч.Бернарда, - это совокупность персональных контактов и взаимодействия в ассоциированной группе людей, которые не были частью формальной организации. Неформальные группы возникают вне связанных с работой контактов и, в свою очередь, устанавливают определенные отношения, традиции И нормы.
Ч.Бернард определил три функции неформальной организации: коммуникации; обеспечение единства в формальной организации путем регулирования готовности служить; поддержка чувства персональной принадлежности и самоуважения.
Неформальные организации - объединенные группы людей, которые возникают и функционируют спонтанно, но люди в них вступают во взаимодействие друг С другом достаточно регулярно.
Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением очень малых. У них нет официального руководителя, но они в значительной степени влияют на конечный результат деятельности формальной организации. В неформальные организации люди объединяются по многим признакам, среди которых наиболее распространены: поддержка статуса, поиск защиты, достижения успеха, общие интересы, возможность общения и т.д.
Неформальные связи могут иметь следующие основные черты:
Родственные отношения;
Дружеские отношения, которые возникают по определенным принципам объединения людей в неформальные группы;
Связи, основанные на общении в предыдущих формальных организациях (школах, ВУЗАХ или других организациях);
Связи, возникающие на фунте взаимных симпатий.
Вполне закономерно, что формальные и неформальные системы взаимодействуют, и любые изменения касаются обеих сторон управления и влияют на поведение человека.
В зависимости от распределения функций управления и регламентирования деятельности различают три типа организаций, которые по своим признакам могут быть установившимся или гибкими.
1. Организация, основанная на четком разделении функций управления и регламентировании деятельности. Это пример негнучкої устоявшейся организации. Основными характеристиками таких организаций являются: четко определенная иерархичность, тщательный контроль, повышенные дисциплинарные требования, ответственность. Такой тип организации требует четких учета и отчетности, выработанный стереотип поведения при решении всех проблем, возникающих в управлении. Он имеет положительные стороны, отвечая высшей степени организованности как управленческой, так И исполнительской дисциплины и при определенных условиях дает значительный эффект управления. Недостаток этого типа организаций в том, что он сдерживает инициативу людей, имеет замедленное и затрудненное прохождение информационных потоков. Это организации бюрократического типа.
2. Организация, основанная на гибком распределении функций и регламентировании деятельности. Преимущества организации такого типа - это: быстрое реагирование на возникновение непредвиденных проблем, более широкие возможности творческого подхода к их решению. В процессе принятия и реализации управленческих решений в таких организациях возможные коллективное принятие решений и коллективная ответственность при их реализации. Основным недостатком таких организаций является уменьшение личной ответственности руководителя и усложнение процессов управления.
3. Комбинации из двух предыдущих типов организаций дают возможность создавать организации с преобладанием той или иной организационной формы. И тогда они будут тяготеть или к устоявшихся организационных построений, или же в гибких типов организации.
Не все существующие организации являются успешными, их эффективность может быть разной.
Составляющими успеха организации являются:
1. Выживания. Возможность Существования как можно дольше является первейшей задачей большинства организаций. С целью выживания большинства организаций приходится периодически менять свои цели, выбирать их в соответствии с изменениями внешней среды (рыночной конъюнктуры, уровня конкурентной борьбы, возможности Интеграции, условий функционирования (финансовых, материальных или производственных возможностей).
2. Результативность И эффективность. Результативность является следствием того, что "делаются нужные вещи". А эффективность является следствием того, что "правильно создаются эти самые вещи".
3. Производительность - это отношение количества единиц на выходе (выпускаемых продуктов), к количеству единиц на входе (ресурсов, потребляемых).
Относительная эффективность организации называется производительностью ее функционирования. Производительность выражается в количественных показателях.
Вопрос производительности впервые были рассмотрены Г.Эмерсоном в работе "Двенадцать принципов производительности" (1912 г.). Продуктивный тип организации предполагает сохранение материальных и человеческих ресурсов. Работать напряженно, по мнению Г.Емерсона, значит прилагать к делу максимальные усилия; работать производительно - значит прилагать к делу усилия минимальные. Истинная производительность всегда дает максимальные результаты при минимальных усилиях, напряжение .
Чем более эффективна организация, тем выше ее производительность. Важным является возможность измерения производительности на всех уровнях организации. Это дает возможность определения эффективности деятельности всех структурных подразделений для того, чтобы организация могла выжить и добиться успеха в условиях конкуренции.
И. Прокопенко дает определение производительности как необходимого объема рынка продукции и составляющих затрат согласно долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных целей развития предприятия .
Кроме выживания, успеха, результативности (эффективности) и производительности для успешной организации должны быть присущи следующие черты:
o способность к практической реализации управленческих решений, которые принимаются;
Способность к саморазвитию в условиях изменения окружающей среды;
Умение эффективно использовать внутренние и привлекать внешние ресурсы;
Способность к обучению и самосовершенствованию системы управления организацией.
Возможность реализации этих факторов обеспечивает успех деятельности любой организации. Конечной целью деятельности любой организации является получение определенного результата на выходе в виде: определенного объема продукции (услуг), необходимого уровня прибыли, достижение определенного социального эффекта, создания определенных рабочих мест.
Учеными разных школ организации рассматриваются с точки зрения разных подходов. Так, системный подход рассматривает организацию как открытую или закрытую систему. С точки зрения доступа возможной информации более эффективными являются открытые системы.
Открытая система - это система, которая имеет доступ к внешним ресурсам и взаимодействует с внешней средой (поставщиками, потребителями, конкурентами, институтами, информацией). Закрытая система имеет внутренний источник энергии. Если открытые системы более характерны для организаций как хозяйствующих субъектов, то закрытые - для технических.
Системы имеют, по мнению российских ученых , не менее десяти специфических свойств, а именно:
1. Неадитивність, которая проявляется в том, что эффект деятельности таких систем непостоянен во времени и не всегда равен арифметической сумме эффектов частей в нее входящих.
2. Эмерджентность - несовпадение целей организации с целями частей, в нее входящих.
3. Синергічність, что предполагает направленность действий, интеграция усилий в системе, которая способствует усилению конечного результата.
4. Мультипликативность - умножение эффективности системы за счет каких-либо управляющих действий или стихийных процессов.
5. Устойчивость работы системы, которая зависит от обоснованности организационной структуры, степени централизации власти и управления.
6. Адаптивность - способность приспосабливаться к новым внешним условиям работы, саморегулирования, восстановление устойчивости работы.
7. Централизация - способность системы к единым центром управления.
8. Обособленность - свойство системы стремление к автономии, изолированности.
9. Совместимость - свойство, обнаруживает взаимную приспособляемость и взаимную адаптивность части системы.
10. Обратную связь, которая проявляется в том, что информация, ресурсы, энергия на выходе системы (или подсистем, в нее входящих) возвращается на вход этой системы (или подсистем, в нее входящих).
О.кузьмин и О.Мельник определяют такие характеристики открытых систем:
Целостность (изменение одной составляющей предопределяет изменение других);
Единоличность (каждая составляющая может рассматриваться отдельно);
Перспективность (развитие в направлении совершенствования);
Независимость (возможно обособление подсистем);
Спеціалізованість (способность к выполнению определенных работ);
Перетворюваність входных элементов;
Рост (возможности расширения и увеличения);
Цикличность развития;
Равновесие;
Непредсказуемость причин возможных возмущений . Процесс функционирования организации как открытой системы показано на рис. 1.2.
Обобщая рассмотренное, можно выделить следующие общие характеристики организаций:
Наличие цели функционирования;
Доступ до ресурсов (материальных, финансовых, трудовых) и информации;
Необходимость адаптации к изменениям окружающей среды;
Осуществление управления составляющими организации.
В учебнике "Основы менеджмента" М.Мескона, М.Альберта, Ф.хедоури приведены основные характеристики организации, которые находят развитие в таких украинских авторов, как Б.М. Андрушкив и О.Є.Кузьмін.
Рис. 1.2. в
По их мнению, общими характеристиками организации выступают:
Наличие ресурсов: люди (сотрудники), капитал, материальные ресурсы, технология и информация;
Зависимость от внешней среды (потребителей, поставщиков, экономических и политических условий, общественных организаций, законодательных актов, конкурентов, темпов научно-технического прогресса, менталитета общества и т.д.);
Горизонтальное разделение труда (разделение работы на конкретные задачи);
Подразделения, которые возникли в результате горизонтального разделения труда;
Вертикальное разделение труда, направленный на координацию работы других людей, то есть осуществления непосредственно процесса управления;
Необходимость управления;
Осуществление определенных видов деятельности (производственной, торговой, научно-исследовательской и т.д.) .
Таким образом, организация - это система, которая имеет на входе входной продукт в виде сырья, людей, информации, который на выходе превращается в готовую продукцию. Одной из задач менеджмента является получение готового продукта наиболее эффективным путем.
Биологический подход рассматривает организацию как живой организм, которому присущи определенные этапы развития при определенных условиях существования. С точки зрения биологического подхода каждая организация в своем развитии проходит несколько этапов жизненного цикла, среди которых: зарождение идеи, детство, юность, зрелость, старость, после последнего этапа происходит или возрождение, или смерть организации.
Каждый этап характеризуется своей продолжительностью, уровнем смертности среди организаций и особенностями менеджмента.
Так, если на i И II этапах речь идет о формировании и становления команды менеджера, то дальнейшее развитие организации требует совместных усилий менеджеров в освоении рынка, поиска новых идей, т.е. создание общих условий игры в эффективной команде. На III и IV этапах проявляются все самые сильные качества как "top" менеджеров, так и всей менеджерской команды.
Но в случае самодовольства и самоуспокоенности возникает угроза быстрого старения системы в целом. Когда прекращается поиск и доступ новых идей, это приводит к бюрократизации системы управления, что, в свою очередь, приводит к смерти организации. В этом случае достижение успеха и возрождение возможно лишь при условии прихода к власти новой команды менеджеров. На продолжительность жизни организации существенно влияет количество, направленность и эффективность информационных потоков.
то Есть, как и при системном подходе, одним из параметров, определяющим качество функционирования организации, выступают объемы информационных потоков и их характеристики.
самая Высокая смертность характерна для II этапа жизненного цикла организации, самая низкая - для зрелости. Наиболее высокая зависимость от информационных потоков отслеживается на этапе зрелости.
Качество менеджмента больше всего влияет на эффективность функционирования и продолжительность жизни организации на этапах детства и зрелости.
Модель жизненного цикла организаций представлена в работах американского исследователя И. Айзедіса. Весь жизненный цикл организации разделен на две части: рост и старение. По его теории, вечных организаций не бывает. Они рождаются и умирают. Но их функционирование находится в постоянном поиске оптимальных управленческих решений, стремлении наиболее эффективно использовать ресурсы и более гибко адаптироваться к внешним изменениям. Этапы жизненного цикла организаций по теории И. Айзедіса представлены на рис. 1.3.
Рис. 1.3. в
Попытка понять развитие организаций, которые начисляют истории функционирования в несколько сот лет, привели к появлению выводов, сделанных Л. Грейнером в 1972 г. в теории трансформации систем управления, как представлено на рис.1.4.
Рис.1.4. в
С ростом организации требования к системе управления меняются, а, соответственно, и сами системы управления должны меняться. Если же системы управления не изменяются в соответствии с требованиями бизнеса, то предприятия ждут неизбежные кризисы.
Понятие организации
Для эффективного функционирования менеджмента должна быть создана организация, в которой осуществляется деятельность менеджеров. Понятие организации в менеджменте с течением времени претерпело ряд существенных изменений. На начальном этапе организация представлялась как структура любой системы. Когда менеджмент как наука выделился в самостоятельную область знаний, слово организация стало ассоциироваться с сознательно определенной, заданной структурой ролей, функций, прав и обязанностей, принятых на предприятии (в фирме). Т.е. под понятием организацией следует понимать предприятие, фирму, учреждение, ведомство и иные трудовые формирования.
Из всего многообразия определений понятие организации можно выделить следующие.
Организация как процесс, посредством которого создается и сохраняется структура управляемой либо управляющей системы.
Организация как совокупность (система) взаимоотношении, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда.
Организация как группа людей с общими целями.
наличие не менее двух людей, которые считают себя частью этой группы;
наличие по крайней мере одной общественно полезной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;
наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.
Таким образом, понятие организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.
Реорганизация - это более или менее значительное изменение структуры и функционирования организации, вызванное потребностью повышения эффективности или изменением цели организации.
Дезорганизация - это процесс нарушения или разрушения организации, противонаправленный процессу организации.
Сущность организации
Сущностью организации как функции управления является создание системы, включающей управляющую и управляемую подсистему, которая наиболее полно отвечает требованию эффективного достижения целей деятельности.
При определении содержания организационной деятельности необходимо определиться с входом и выходом данной функции.
Входом являются результаты по выполнению предшествующей функции управления – планирования, т.е. приступая к осуществлению процесса организационной деятельности, мы уже имеем определенные в результате планирования систему целей, состав финансовых, материальных и других ресурсов.
Выходом реализации этой функции управления является результат деятельности – создание реальных организаций, способных эффективно осуществлять процесс деятельности.
Перечисленные задачи являются содержанием и одновременно структурой организации.
Общие характеристики организаций
Все организации отличаются друг от друга по различным аспектам (функциям, методам и принципам управления, сложности операций и процедур и т.п.). Вместе с тем они имеют общие для всех организаций характеристики.
Ресурсы организации. Целью всякой организацией является наличие и преобразование ресурсов, которые используются ею для достижения ее тактических и стратегических целей. Основные ресурсы организации - это люди (трудовые ресурсы организация), основные и оборотные средства организации, технологии и информация.
Зависимость организации от внешней и внутренней среды. Это одна из самых значительных характеристик организации. Ни одна организация не может функционировать изолированно, внезависимости от внешних ориентиров. Они во многом зависимы от внешней среды. Это условия и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности организации, так или иначе воздействующие на нее.
Различают факторы внешней и внутренней (рисунок 2, 3) среды организации.
Рассматривая влияние внешней среды на организацию, следует иметь в виду, что их воздействие неодинаково. Поэтому важно уметь выявить наиболее существенные факторы внешнего влияния на организацию и выработать эффективные способы реагирования на него.
Под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы внутри организации. Так как организации представляют собой созданные людьми системы, то их внутренние факторы в основном являются результатом управленческих решений. По сути это хозяйственный организм организации, ее структура. Всё это относиться к общей характеристике предприятий, если на общие характеристики предприятия смотреть со стороны менеджмента.
Одна из форм разделенияуправленческого труда носит горизонтальный характер: расстановка конкретных руководителей во главе отдельных подразделений (например, начальники финансового отдела, производственного отдела и службы маркетинга). Как и в случае горизонтального разделения труда для выполнения производственных работ, вертикально разделенная управленческая работа должна быть скоординирована, чтобы организация могла добиваться успеха в своей деятельности.
Горизонтально разделение труда– это разделение всей работы на составляющие компоненты, те есть расчленение общего трудового процесса на различные частные, непрерывные, обособленные виды деятельности со специализацией производства и исполнителей.
Информационный материал
для студентов 6 курса заочной формы получения образования фармацевтического факультета и факультета подготовки иностранных граждан по специальности «Фармация» по теме: «Сущность управленческой деятельности. Организационные структуры менеджмента»
ПЛАН
Понятие организации в менеджменте
Формальная и неформальная организации
Типы организационных структур
Характер, содержание и особенности управленческого труда
Основные направления рациональной организации труда
Культура управленческого труда
Понятие организации в менеджменте.
Теорию менеджмента нельзя рассматривать вне организационных отношений, т.к. организация является объектом управления.
Организация – это группа людей, деятельность которой сознательно координируется для достижения общей цели. Существуют три обязательных требования, которым должна соответствовать организация:
а) наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью общей группы организации;
б) наличие, по крайней мере, одной цели, которую принимают как общую все члены группы;
в) наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.
Рассмотрим общие характеристики, которые имеют фармацевтические организации:
1. Ресурсы. Основные ресурсы, используемые организацией – это люди, капитал, материалы, технология и информация. Например, аптека имеет следующие ресурсы: люди: административно-управленческий персонал, фармацевтический персонал, вспомогательный персонал; материалы: лекарственные вещества, вспомогательные вещества, готовые лекарственные средства, аптечный инвентарь и т.д.; технологии – приготовление лекарственных средств; информация: сведения о лекарственных средствах, поставщиках, данные учета и отчетности.
2. Зависимость от внешней среды. Любая организация зависит от внешнего мира как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей.
Успех любой организации решающим образом зависит от внешней среды, поскольку организация как открытая система зависит от факторов внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей.
Внешняя среда имеет факторы прямого и косвенного воздействия.
К факторам прямого воздействия относятся:
1. поставщики, которых можно классифицировать на:
а) поставщиков материалов. Аптеки относятся к организациям, которые зависят от непрерывного притока сырья и материалов. Ограничения или перебой в обеспечении поставок создают значительные трудности для этих организаций.
б) поставщиков капитала. Это могут быть банки, акционеры, государство, частные лица.
в) поставщиков трудовых ресурсов. Для эффективности деятельности организации, учреждения, предприятия. Важным является адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации.
2). Законы и государственные органы. Учреждения, организации, предприятия, в т.ч. и аптечные организации обязаны соблюдать не только законы, но и требования органов государственного регулирования.
3). Потребители. Выживание и эффективность деятельности организации зависит от способности его находить потребителя и удовлетворять его запросы (основными потребителями аптеки являются население, ОЗ).
4). Конкуренты.
К факторам косвенного воздействия относятся:
1) Технология
2) Состояние экономики. Необходимо уметь оценивать, как скажутся на организации общие изменения состояния экономики, т.к. это влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары.
3) Социокультурные факторы. В числе их преобладают установки, жизненные ценности, традиции, которые влияют на организацию.
4) Политические факторы.
5) Отношение с местным населением .
Все факторы взаимосвязаны между собой и в той или иной степени влияют на деятельность организации. Так в настоящее время имеются серьезные изменения в работе аптечных организации, связанные с преобразованиями в политической и экономической сферах общества. Эти изменения стали катализатором серии законов, что привело к внедрению новых форм хозяйствования в аптечной сети, изменению политики ценообразования, внедрению маркетинга на предприятиях и т.п.
3. Горизонтальное разделение труда – т.е. разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специальные задания, что позволит повысить производительность труда. Например: разделение труда между провизором-технологом, провизором-аналитиком, фармацевтом позволяет увеличить скорость и качество лекарственного обслуживания населения.
4. Подразделения . Горизонтальное разделение труда приводит к образованию подразделений, которые выполняют конкретные специфические функции (в аптеках рецептурно-производственный отдел с запасами, отдел ГЛС).
5. Необходимость управления и вертикальное разделение труда . Поскольку работа в организации разделяется на составляющие, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления. Координирование деятельности осуществляется посредством вертикального разделения труда.
В этой теме для осваивающих менеджмент и интересующихся проблемами управления будут освещены следующие вопросы:
- * понятие организации;
- * жизненный цикл организации;
- * внутренняя среда организации;
- * внешняя среда организации;
- * организация--носитель производственного процесса;
- * предприятие как разновидность социальной организации;
- * понятие предприятия;
- * предприятие как система;
- * организационно--правовые формы предприятий;
- * предприятие как физическая и кибернетическая система;
- * деление предприятия на подразделения;
- * разновидность предприятий по форме собственности;
- * производственные подразделения предприятия как объекты управления; организация предприятие собственность производственный
- * производственная система предприятия и её иерархические уровни.
Организация составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обусловливающей существование менеджмента.
Слово "организация", восходящее к греческому "органон" -- "инструмент" или "орудие", в русский язык попало кружным путём через французский, где основным его значением было "устройство". Термин "организация" несёт на себе разнообразную смысловую нагрузку:
- * под организацией понимается процесс создания, формирования чего-нибудь из отдельных элементов, составных частей;
- * организация -- это степень, мера соответствия упорядоченности какой-либо системы её функции, решаемым ею задачам;
- * организация -- общее название учреждений, предприятий (объект со своей структурой).
ПРИЗНАКИ ОРГАНИЗАЦИИ. Организация как структура характеризуется рядом основополагающих признаков. К ним относятся:
- * Наличие цели. Цель придаёт смысл существованию организации, определённость и направленность действиям её членов, сплачивает и объединяет их в повседневной жизни, служит ориентиром для их личных задач.
- * Наличие в организации некоторого числа участников, которые, дополняя друг друга, объединяя свои усилия, помогая друг другу, обеспечивают реализацию ее цели.
- * Наличие внутреннего координирующего центра, который придаёт стабильность организации, равновесие внутренним и внешним процессам. Это служит важным условием нормального функционирования и развития организации.
- * Действие принципа саморегулирования Суть саморегулирования состоит в том, что координирующий центр на основе имеющейся информации самостоятельно принимает решения, касающиеся внутренней жизни организации и координирует действия ее членов.
- * Обособленность, наличие границ, отделяющих организацию от внешнего окружения, в том числе от других организаций
- * Организационная культура, представляющая собой совокупность норм поведения, традиций, символов, словом всего того, что отличает данную организацию от других Организационная культура формируется постепенно и в этот процесс вносит вклад каждый из членов организации. В то же время, посредством целенаправленного воспитания и обучения она прививается новичкам, обогащаясь одновременно теми полезными для организации элементами, которые они с собой приносят.
Организация -- это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.
ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ОРГАНИЗАЦИИ. "Жизнь" организации подобна жизни человека, времени существования любого предмета труда или услуги. Она имеет свои фазы и особенности развития. Вся деятельность организации проходит ряд стадий начиная с рождения, расцвета вплоть до прекращения существования или коренной модернизации. Известны пять основных фаз развития организации.
Фаза 1 -- рождение организации. Для неё характерны:
- * определение главной цели, заключающейся в выживании;
- * кризис стиля руководства (руководство одним лицом);
- * основная задача -- выход на рынок;
- * организация труда -- стремление к максимальному увеличению прибыли.
Фаза 2 -- детство и юность. Отличительные особенности:
- * главная цель -- кратковременная прибыль и ускоренный рост;
- * выживание за счёт жёсткого руководства;
- * основная задача -- укрепление и захват части рынка;
- * организация труда -- планирование прибыли, увеличение жалования и заслуг.
Фаза 3 -- зрелость. Её особенности:
- * главная цель -- систематический, сбалансированный рост и формирование индивидуального имиджа;
- * эффект руководства за счёт делегирования полномочий (децентрализованное руководство),"
- * основная задача -- рост по разным направлениям, завоевание рынка, учёт разнообразных интересов;
- * организация труда -- разделение и кооперация, премия за индивидуальный результат.
Фаза 4 -- старение организации. По сути -- это высшая ступень её зрелости. Характерные особенности:
- * главная цель -- сохранить достигнутые результаты (остаться на "завоёванных" позициях);
- * в области руководства эффект достигается за счёт координации действий;
- * основная задача -- обеспечить стабильность, свободный режим организации труда, участие в прибылях.
Фаза 5 -- возрождение организации. Особенности этой фазы:
- * главная цель -- обеспечение оживления по всем функциям;
- * рост организации -- за счёт коллективизма;
- * главная задача -- омоложение;
- * в области организации труда -- внедрение НОТ, коллективное премирование.
